Eröffnungsbilanz erfassen

Wenn Sie eine Liegenschaft von einer anderen Verwaltung übernehmen oder die Buchhaltung neu in Fairwalter beginnen, erfassen Sie mit dem Assistenten Eröffnungsbilanz erfassen die komplette Ausgangslage in einem Durchgang: die Eröffnungssalden aller Bilanzkonten, die bereits fakturierten Akonto-Beiträge und die offenen Rechnungen der Mieter. Fairwalter erstellt daraus die Eröffnungsrechnungen und die Buchungen.

Der Assistent gilt immer für das erste Geschäftsjahr einer Liegenschaft. Stichtag ist der Tag vor dessen Beginn: Beginnt das erste Geschäftsjahr am 01.01.2026, erfassen Sie die Werte per 31.12.2025.

Assistent öffnen

1. Klicken Sie im Menü auf Buchhaltung und wählen Sie die Liegenschaft aus.
2. Klicken Sie auf Einstellungen und öffnen Sie den Reiter Geschäftsjahre.
3. Klicken Sie neben Neues Geschäftsjahr auf Eröffnungsbilanz erfassen.

Solange im ersten Geschäftsjahr noch kein Eröffnungssaldo erfasst ist, zeigt die Buchhaltung zudem den Hinweis «Erfassen Sie die komplette Eröffnungsbilanz ganz einfach mit dem Assistenten.» Die Schaltfläche Eröffnungsbilanz erfassen im Hinweis führt Sie zu den Geschäftsjahren.

Schritte im Assistenten

Mit Weiter und Zurück wechseln Sie zwischen den Schritten. Fairwalter prüft jeden Schritt, bevor Sie weitergehen.

1. Voraussetzungen

Legen Sie folgende Unterlagen der bisherigen Verwaltung bereit:

• die Schlussbilanz des Vorjahres
• die Liste der bereits fakturierten Akonto pro Vertrag in der laufenden Periode (im Stockwerkeigentum: der Budgetbeiträge pro Eigentümer)
• die Offene-Posten-Liste per Stichtag

Fairwalter prüft, ob alle Verträge per Stichtag erfasst sind:

• Ist per Stichtag gar kein Vertrag erfasst, können Sie nicht weiter. Erfassen Sie zuerst die fehlenden Verträge.
• Objekte ohne Vertrag per Stichtag zeigt Fairwalter als Hinweis an. Sie können trotzdem weiter; diese Objekte gelten als Leerstand.
• Im Stockwerkeigentum muss jedes Objekt per Stichtag einen Eigentümer haben, sonst können Sie nicht weiter.

2. Aktiven

Erfassen Sie die Eröffnungssalden der Aktiven gemäss der Schlussbilanz per Stichtag. Fairwalter listet alle Aktivkonten aus dem Kontenplan, gruppiert wie in der Bilanz, mit einem Total pro Gruppe und dem Total Aktiven. Eröffnungssalden, die bereits in Fairwalter erfasst sind, stehen schon im Feld.

3. Passiven

Erfassen Sie die Passiven ebenso, mit positivem Vorzeichen, so wie sie in der Schlussbilanz stehen. Unter dem Total Passiven zeigt Fairwalter die Differenz zu Aktiven. Solange Aktiven und Passiven nicht gleich hoch sind, erscheint «Aktiven und Passiven müssen gleich hoch sein.» und Sie können nicht weiter.

Die Salden werden erst beim Buchen der Eröffnungsbilanz gespeichert.

4. Akonto

Im Stockwerkeigentum heisst dieser Schritt Budgetbeiträge.

Fairwalter listet jedes Objekt mit dem Vertrag, der am Stichtag läuft. Tragen Sie in der Spalte Gemäss Vorverwaltung die Akonto-Beiträge ein, die für diesen Vertrag in der laufenden Periode bereits fakturiert sind, ob bezahlt oder nicht. Ist davon noch etwas offen, steht es in der Offene-Posten-Liste und gehört in den Schritt Offene Posten. Objekte ohne Vertrag erscheinen als «Leerstand» und haben kein Eingabefeld. Die Beträge sind nicht vorausgefüllt.

Über der Tabelle steht der Eröffnungssaldo des Akonto-Kontos aus dem vorherigen Schritt, darunter das Total und die Differenz zur Eröffnungsbilanz:

• Mietliegenschaft: Eine Differenz wird als normaler Eröffnungssaldo auf das Konto 2030 gebucht.
• Stockwerkeigentum: Die Budgetbeiträge müssen den Eröffnungssaldo des Kontos 2099 genau ausgleichen. Solange eine Differenz bleibt, können Sie nicht weiter.

5. Offene Posten

Erfassen Sie die offenen Posten per Stichtag, einen Posten pro offener Rechnung. Klicken Sie dafür auf Posten hinzufügen und füllen Sie aus:

• Vertrag (im Stockwerkeigentum Eigentümer); hat die Liegenschaft nur einen Vertrag, ist er schon ausgewählt
• Art: Mietzins (im Stockwerkeigentum Budgetrate), NK-Nachzahlung, NK-Guthaben, Schlussabrechnung, Sonstige Forderung oder Sonstiges Guthaben
• Rechnungsdatum und Fällig am; die Fälligkeit darf nicht vor dem Rechnungsdatum liegen
• Betrag: immer positiv, auch bei einem Guthaben

Ob ein Posten eine Forderung oder ein Guthaben ist, ergibt sich aus der Art. Die Spalte Wirkung 1100 zeigt den Betrag mit dem richtigen Vorzeichen. Erfassen Sie zwei Posten mit gleichem Vertrag, gleicher Art, gleichem Datum und gleichem Betrag, weist Fairwalter mit «Doppelt?» darauf hin.

Wie beim Akonto vergleicht Fairwalter das Total mit dem Eröffnungssaldo des Kontos 1100. Eine Differenz wird als normaler Eröffnungssaldo auf das Konto 1100 gebucht.

6. Zusammenfassung

Die Zusammenfassung zeigt, wie viele Eröffnungsrechnungen entstehen, und unter Buchungsvorschau jede Buchung mit Soll, Haben, Text und Betrag. Darunter sehen Sie den Saldo der Konten 1100 und 2030 (im Stockwerkeigentum 2099) nach der Buchung.

Vergleichen Sie die Werte mit den Unterlagen der bisherigen Verwaltung, bestätigen Sie dies mit dem Häkchen bei «Ich habe die Werte mit der OP-Liste und der Akontoliste der Vorverwaltung verglichen.» und klicken Sie auf Eröffnungsbilanz buchen.

Entwurf speichern

Mit Speichern und schliessen speichern Sie Ihre Eingaben als Entwurf, ohne etwas zu buchen. Über Eröffnungsbilanz erfassen öffnen Sie den Entwurf später wieder und arbeiten weiter.

Was Fairwalter bucht

Alle Buchungen erhalten als Datum den Beginn des ersten Geschäftsjahres. Gegenkonto ist das Übernahmekonto 9100, im Stockwerkeigentum 2099.

• Die erfassten Eröffnungssalden werden gespeichert.
• Jeder offene Posten wird eine Eröffnungsrechnung auf den Vertrag, mit dem Rechnungsdatum und der Fälligkeit, die Sie erfasst haben. Eröffnungsrechnungen haben keinen QR-Einzahlungsschein.
• Für jeden Vertrag mit Akonto-Beiträgen entsteht eine Eröffnungsrechnung über das Konto 2030 (im Stockwerkeigentum 3000) und eine Zahlung «Von bisheriger Verwaltung übernommen», die sie gleich begleicht.
• Eine Differenz auf den Konten 1100 oder 2030 wird als «Rest Übernahme» gebucht.

Fehlt das Übernahmekonto im Kontenplan, lässt sich die Übernahme nicht buchen; Fairwalter meldet dann zum Beispiel «Das Übernahmekonto 9100 fehlt im Kontenplan.»

Fügen Sie das Konto in diesem Fall im Kontenplan hinzu, siehe Individuellen Kontenplan verwalten.

Die Eröffnungsrechnungen finden Sie danach unter Debitoren. Die Mieter bezahlen sie mit dem Einzahlungsschein der bisherigen Verwaltung, also ohne Referenz von Fairwalter. Fairwalter ordnet diese Zahlungen deshalb nicht automatisch zu: Erfassen Sie sie in der Rechnung mit Zahlung erfassen.

Übernahme ansehen oder zurücknehmen

Nach dem Buchen führt Eröffnungsbilanz erfassen weiterhin zur Übernahme:

• Zurücknehmen: Solange noch keiner Eröffnungsrechnung eine Zahlung zugeordnet ist, fragt Fairwalter «Eröffnungsbilanz zurücknehmen?». Mit Eröffnungsbilanz zurücknehmen löscht Fairwalter alle Eröffnungsrechnungen, -zahlungen und -buchungen und stellt die Eröffnungsbilanz der Sammelkonten wieder her. Danach öffnet sich der Assistent mit Ihren bisherigen Werten, und Sie können sie korrigieren und neu buchen.
• Ansehen: Ist eine Zahlung zugeordnet oder das erste Geschäftsjahr gesperrt, lässt sich die Übernahme nicht mehr zurücknehmen. Fairwalter zeigt dann die Zusammenfassung mit der Buchungsvorschau, ohne dass Sie etwas ändern können.

Benutzer, die die Liegenschaft nur ansehen dürfen, sehen den Assistenten ebenfalls nur zum Lesen.

Nur im ersten Geschäftsjahr

Die Übernahme ist nur im ersten, offenen Geschäftsjahr der Liegenschaft möglich:

• Ist das erste Geschäftsjahr gesperrt und noch keine Übernahme gebucht, erscheint Eröffnungsbilanz erfassen nicht. Entsperren Sie das Geschäftsjahr zuerst, siehe Geschäftsjahre verwalten.
• Solange eine Übernahme gebucht ist, können Sie kein früheres Geschäftsjahr anlegen und den Beginn des ersten nicht ändern. Nehmen Sie die Übernahme in diesem Fall zuerst zurück und erfassen Sie sie danach im neuen ersten Geschäftsjahr.
• Für die folgenden Geschäftsjahre übernehmen Sie die Eröffnungssalden wie gewohnt aus dem Vorjahr, siehe Eröffnungssalden aktualisieren.