Checkliste Nebenkosten Fairwalter

In dieser Checkliste finden Fairwalteranwender eine Schritt-für-Schritt-Anleitung wie eine Nebenkostenabrechnung in Fairwalter erstellt wird. Von der Vorbereitung, über die Buchhaltung bis zur Verteilung an die Mieter wird hier alles beschrieben.

1. Vorbereitung

Objekte wurden erfasst
Stellen Sie sicher, dass alle mietrelevanten Objekte korrekt erfasst wurden.
Nicht nebenkostenrelevante Objekte wie Parkplätze sollten entsprechend markiert sein. Das Stichdatum für die Nebenkostenabrechnung ist auf der Liegenschaft zu hinterlegen.
Objekte aus der Nebenkostenabrechnung ausschliessen / einschliessen

Verwaltungshonorar hinterlegen
Falls das Verwaltungshonorar in den Stammdaten nicht erfasst wurde, tragen Sie dies nach.

Verwaltungshonorar hinterlegen

Verteilschlüssel korrekt anlegen
Erfassen Sie alle benötigten Verteilschlüssel, wie z. B. nach Fläche oder Anzahl Personen.
Verteilschlüssel erfassen

Nebenkostenkonten korrekt erfassen
Erfassen Sie alle Nebenkostenpositionen (z. B. Heizung, Wasser, Unterhalt) und verknüpfen Sie diese mit den passenden Buchhaltungskonten.
Nebenkostenkonten erfassen

Nebenkosten auf dem Vertrag hinterlegen
Die Nebenkostenkonten sollten auf allen Mietverträgen – inklusive Leerständen – hinterlegt sein.

Nebenkosten auf Verträgen hinterlegen

2. Buchhaltung vorbereiten

Kosten

Kreditoren korrekt verbuchen
Erfassen Sie alle anfallenden Kosten als Kreditorenrechnungen mit korrektem Buchungsdatum. Wenn alle Kosten über Kreditoren erfasst werden, können Sie diese am Schluss gesammelt herunterladen.

Kreditoren erfassen

Eröffnungsbuchungen erfassen (bei Neueinstieg)
Falls Sie neu mit Fairwalter arbeiten und nicht alle Kreditoren rückwirkend erfassen möchten, hinterlegen Sie die Anfangsbestände manuell im passenden HK/NK-Jahr.

Eröffnungssalden für die Nebenkostenperiode hinterlegen

Akontozahlungen

Mietzinsrechnungen / Sollstellungen müssen gestellt worden sein
Stellen Sie sicher, dass über den gesamten Abrechnungszeitraum Sollstellungen durchgeführt wurden, damit die geleisteten Akontozahlungen korrekt berücksichtigt werden können.

Wenn Sie mitten im Jahr mit Fairwalter starten oder das HK/NK-Jahr vor Fairwalter lag, sind Sollstellungen trotzdem notwendig. Achten Sie dabei auf etwaige Mietzinserhöhungen oder -senkungen.

Sollstellungen durchführen

3. Verteilung prüfen

Verteilung kontrollieren
Wenn die Verteilschlüssel korrekt zugewiesen sind, erfolgt die Verteilung der Kosten automatisch. Bei verbrauchsabhängigen Positionen (z. B. Wasser oder Strom) erfassen Sie die Zählerstände oder tragen Sie die effektiven Beträge manuell ein.

Zählerstände korrekt eintragen