Budget erstellen und genehmigen

Im Stockwerkeigentum budgetieren Sie pro Liegenschaft und Geschäftsjahr Aufwand, Ertrag und Einlagen in den Erneuerungsfonds. Fairwalter verteilt das Budget auf die Objekte, verrechnet den Saldo des Vorjahres und erstellt nach der Genehmigung die Budgetrechnungen an die Eigentümer, aufgeteilt in Raten.

Das Budget finden Sie im Modus STWEG unter Finanzen › Budget. Die Liste zeigt pro Budget Liegenschaft, Geschäftsjahr und Status: Entwurf oder Genehmigt.

Voraussetzungen

• Eigentümer: Jedes Objekt der Liegenschaft hat im ganzen Geschäftsjahr einen Eigentümer. Sonst meldet Fairwalter «Das Budget kann nicht erstellt werden: Im Zeitraum gibt es Objekte ohne Eigentümer.» Siehe Eigentümer erfassen.
• Betriebskostenkonten: Ein Aufwandskonto erscheint im Budget nur, wenn es einem Betriebskostenkonto zugeordnet ist. Nach dessen Verteilschlüssel verteilt Fairwalter den Betrag auf die Objekte. Siehe Nebenkosten einrichten.

Budget erstellen

1. Klicken Sie auf Neues Budget.
2. Wählen Sie die Liegenschaft und das Geschäftsjahr. Ein Geschäftsjahr, für das schon ein Budget besteht, ist mit «Budget existiert bereits» markiert und nicht wählbar.
3. Wählen Sie unter Datenübernahme, womit die Beträge starten:
   • Leer mit 0.00: alle Beträge bei 0.00
   • Budget Vorjahr: die Beträge aus dem Budget des Vorjahres
   • Abschlusszahlen Vorjahr: die effektiven Kosten der letzten abgeschlossenen Periode
4. Klicken Sie auf Budget erstellen. Fairwalter öffnet das neue Budget.

Fehlt das Budget oder die abgeschlossene Periode des Vorjahres, ist die entsprechende Option nicht wählbar.

Budget bearbeiten

Solange das Budget den Status Entwurf hat, bearbeiten Sie es in fünf Reitern. Fairwalter speichert Ihre Eingaben automatisch.

Budget

Hier erfassen Sie die Beträge in den Abschnitten Aufwand, Ertrag und Erneuerungsfonds. Der Aufwand ist nach Betriebskostenkonten gruppiert. Pro Konto erfassen Sie den Betrag und eine Bemerkung. Zum Vergleich blenden Sie Spalten mit dem Budget und den Bemerkungen des Vorjahres sowie den Ist-Zahlen ein oder aus.

Oben zeigt Fairwalter die Rechnung: Total Aufwand − Total Ertrag + Total Erneuerungsfonds = Budget Total.

Saldo

Der Reiter zeigt pro Eigentümer die Effektive Kosten des Vorjahres, die Budgetraten des Vorjahres, den Betrag Ausstehend und den Saldo nicht verrechnet. Diesen Saldo verrechnet das Budget mit den Raten. Offene, noch nicht bezahlte Rechnungen zählen dabei nicht, damit nichts doppelt verrechnet wird.

Die Budgetraten eines Eigentümers können Sie im Entwurf von Hand anpassen. Ist das Vorjahr noch nicht abgerechnet, weist Fairwalter darauf hin, dass sich die Zahlen noch ändern können. Hat sich die Betriebskostenabrechnung des Vorjahres geändert, meldet Fairwalter «Die Abrechnung … hat sich geändert, bitte Salden aktualisieren.»

Verteilung

Unter Übersicht sehen Sie pro Objekt und Eigentümer, wie sich die Beiträge zusammensetzen: Aufwand, Ertrag, Erneuerungsfonds, Saldo und Total Beiträge. Daneben öffnen Sie jedes Konto einzeln und sehen, wie Fairwalter es auf die Objekte verteilt, nach Verteilschlüssel, Wertquote oder Verbrauch.

Bei einem Konto, das nach Verbrauch verteilt wird, wählen Sie die Grundlage: Vorjahr, Ø 2 Jahre, Ø 3 Jahre oder Manuell. Mit Manuell erfassen Sie den Verbrauch pro Objekt selbst. Fehlen dafür abgerechnete Perioden mit Verbrauchswerten, ist die Grundlage nicht wählbar.

Raten

Unter Raten und Fälligkeiten legen Sie die Anzahl Rechnungen fest, 1 bis 12, und die Fälligkeiten jeder Rate. Ein neues Budget übernimmt die Termine des Vorjahresbudgets. Gibt es keines, beginnt es mit 4 Raten.

Den Saldo des Vorjahres verrechnet Fairwalter mit einer Rate. Welche, wählen Sie unter Saldo. Die Beträge rundet Fairwalter auf ganze Franken; die Rundungsdifferenz kommt auf die letzte Rechnung.

Unter Verteilung auf die Objekte sehen Sie den Betrag jeder Rate pro Objekt.

Zusatzrate

Diesen Reiter öffnen Sie erst bei einem genehmigten Budget; siehe Zusatzraten.

Daten aktualisieren

Im Entwurf lesen Sie mit Daten aktualisieren die Beträge neu ein, etwa nach neuen Buchungen oder geänderten Eigentümern. Unter Datenquelle wählen Sie:

• Nur Konten abgleichen: liest die Kontenstruktur neu ein, die erfassten Beträge bleiben
• Abschlusszahlen … oder Budget … des Vorjahres: überschreibt alle Beträge
• Beträge zurücksetzen: setzt alle Konten auf 0.00

Mit Erfassten Verbrauch beibehalten bleibt der Verbrauch, den Sie unter Verteilung erfasst haben. Die Saldi berechnet Fairwalter neu; von Hand angepasste Budgetraten gehen dabei verloren.

Haben sich Eigentümer, ihre Vertragsdaten oder die Einstellung «Betriebskosten abrechnen» eines Objekts geändert, weist Fairwalter darauf hin. Führen Sie dann Daten aktualisieren aus, bevor Sie genehmigen.

Budget genehmigen

1. Klicken Sie auf Genehmigen.
2. Wählen Sie das Genehmigungsdatum. Alle Rechnungen und Buchungen legt Fairwalter per diesem Datum an.
3. Bestätigen Sie mit Genehmigen.

Fairwalter erstellt für jeden Eigentümer pro Rate eine Debitorenrechnung. Sie enthält den Kostenanteil Budget, die Einlage in den Erneuerungsfonds, allfällige Ertragsanteile und, auf der gewählten Rate, den Saldo des Vorjahres. Das Budget hat nun den Status Genehmigt und lässt sich nicht mehr bearbeiten.

Die Genehmigung ist nicht möglich, wenn im Geschäftsjahr ein Objekt keinen Eigentümer hat, wenn sich die Eigentümer oder die Abrechnung des Vorjahres seit dem letzten Aktualisieren geändert haben, oder wenn für einen Eigentümer das Guthaben den Jahresbeitrag übersteigt. Fairwalter nennt dann den Grund.

Das Aussehen der Rechnungen bestimmt die Vorlage im Bereich Budgetrechnung; siehe Eigene Vorlagen erstellen.

Budget wieder öffnen

Mit Wieder öffnen setzen Sie ein genehmigtes Budget zurück auf Entwurf. Fairwalter verwirft die berechneten Raten und berechnet sie danach neu.

Wieder öffnen ist nicht möglich, solange:

• auf eine Budgetrechnung bereits eine Zahlung verbucht ist
• auf dem Budget Zusatzraten bestehen; löschen Sie diese zuerst
• das Geschäftsjahr der Budgetrechnungen gesperrt ist

Zusatzraten

Solange das Budget des Folgejahres nicht genehmigt ist, stellen Sie mit einer Zusatzrate eine Vorauszahlung darauf in Rechnung. Jedes Objekt erhält eine zusätzliche Rechnung über den Betrag der letzten Rate dieses Budgets.

1. Öffnen Sie im genehmigten Budget den Reiter Zusatzrate.
2. Klicken Sie auf Zusatzrate erstellen.
3. Wählen Sie Rechnungsdatum und Fälligkeit. Die Fälligkeit muss nach dem Ende des Budgetjahres liegen, im folgenden Budgetjahr.
4. Bestätigen Sie mit Zusatzrate erstellen.

Sobald Sie das Budget des Folgejahres genehmigen, verrechnet Fairwalter die Zusatzraten mit dessen Raten; auf der Rechnung erscheinen sie als «Vorauszahlung Zusatzraten». Eine Zusatzrate löschen Sie, solange auf keine ihrer Rechnungen eine Zahlung eingegangen ist.

Budget herunterladen

Mit Herunterladen exportieren Sie:

• Budget als PDF oder Excel; vorher wählen Sie die Spalten
• Verteilung als PDF oder Excel
• Alle Rechnungen als ZIP-Datei, erst nach der Genehmigung. Fairwalter stellt die Datei im Hintergrund bereit und meldet, wenn sie bereit ist.

Budget löschen

Ein Budget löschen Sie in der Liste mit Löschen. Bei einem genehmigten Budget weist Fairwalter darauf hin, dass die Genehmigung mit dem Budget entfernt wird, und zeigt, welche Daten mitgelöscht werden. Bestehen Zusatzraten, löschen Sie zuerst diese.

Budget und Betriebskostenabrechnung

Den Saldo jedes Eigentümers aus der Betriebskostenabrechnung verrechnet das Budget des Folgejahres. Ist dieses Budget bereits genehmigt, lässt sich die Abrechnung nicht mehr verrechnen, zurücksetzen oder löschen, bis Sie das Budget wieder öffnen. Mehr dazu unter Abrechnung verrechnen.