Räume und Assets verwalten

Räume hinzufügen und Assets anlegen & verwalten.

Um Assets anlegen zu können, müssen zuerst Räume hinzugefügt werden. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen beide Schritte, die notwendig sind, um Assets zu verwalten.

Assets und Räume erfassen

Räume hinzufügen

Um Räume hinzuzufügen, gehen Sie zuerst zu Assets, bevor Sie auf + Neuer Raum klicken.

Anschliessend wählen Sie die jeweilige Liegenschaft, das jeweilige Gebäude, und das jeweilige Objekt. Jetzt können Sie den entsprechenden Raum auswählen, den Sie hinzufügen möchten, wie z.B. ein Badezimmer oder eine Küche. Zum Bestätigen klicken Sie auf Speichern.

Assets verwalten

Nachdem Sie die entsprechenden Räume hinzugefügt haben, können Sie zu Assets navigieren. Sie sehen jetzt eine Liste von allen Assets, die angelegt wurden, aufgrund der Räume, die Sie hinzugefügt haben. In der Spalte Nächster Service sehen Sie, wann bei jedem Asset der nächste Service fällig ist. Nach dieser Spalte können Sie die Liste sortieren.

Jetzt können Sie Ihre Assets verwalten und Daten ergänzen. Zum Beispiel können Sie Daten zu einem Backofen hinzufügen wie zum Beispiel Kaufdatum, Hersteller, Garantie, Rechnung, Fotos, Seriennummer etc.

Falls Sie die lange Liste stört, können Sie gegebenenfalls Assets, die für Sie nicht relevant sind, auch löschen.

Nachdem Assets erfasst sind, lassen sich diese auch während dem Erfassen von Schäden verlinken. Mehr Informationen dazu finden Sie hier: Schadensfälle dokumentieren.

Zusätzlich lassen sich Kreditorenrechnungen mit Assets verbinden.

Unterhaltsliste exportieren

Die Unterhaltsliste zeigt als Excel-Datei, welche Rechnungen einer Liegenschaft für welches Asset verbucht wurden. Damit eine Rechnung darin erscheint, muss sie einem Asset zugewiesen sein, siehe Rechnung mit Objekt/Asset verbinden und Assets nachträglich zuweisen.

1. Klicken Sie unter Assets rechts über der Tabelle auf Auswertungen und wählen Sie Unterhaltsliste.
2. Wählen Sie den Stichtag und die Liegenschaft. Mit Objekt, Raum und Asset grenzen Sie die Liste bei Bedarf weiter ein.
3. Klicken Sie auf Herunterladen.

Die Liste enthält alle Rechnungspositionen mit Asset, die bis zum Stichtag verbucht wurden: Objekt, Datum, Raum, Asset, Buchungstext und Betrag, dazu das Total. Gutschriften erscheinen mit negativem Betrag. Gibt es für Ihre Auswahl keine solchen Rechnungen, erscheint die Meldung «Für diese Auswahl gibt es bis zum Stichtag keine verbuchten Kreditorenrechnungen mit Asset.»