4. Teil: Nebenkostenabrechnung verrechnen, Mieterguthaben & Nachzahlungen

Abrechnung definitiv verrechnen 

Sie können den Verrechnungsprozess wie folgt auslösen:

• Navigieren Sie im linken Menü zu "Nebenkosten", suchen Sie den passenden Abrechnungsentwurf in der Liste und klicken Sie auf das Bearbeiten-Icon (Stift-Symbol).
• Klicken Sie oben rechts auf den Button "Abrechnung verrechnen".
• Im Pop-up-Fenster "Abrechnung verrechnen" geben Sie das gewünschte Rechnungsdatum ein:
  • Rechnungsdatum: Dieses Datum wird auf allen erzeugten Debitoren- und Kreditorenrechnungen abgedruckt.
  • Buchung in der Buchhaltung: Die dazugehörigen Systembuchungen werden automatisch per Ende der Abrechnungsperiode verbucht.
• Bestätigen Sie den Vorgang mit einem Klick auf den blauen Button "Abrechnung verrechnen". 

Dokumente, Rechnungen & Belege herunterladen 

Sobald die Abrechnung verrechnet wurde (Status "Verrechnet"), können Sie alle Unterlagen direkt aus der Abrechnung exportieren. Klicken Sie dazu oben rechts auf den blauen Button "Herunterladen".

Es öffnet sich ein Dropdown-Menü mit folgenden Exportoptionen:

• Nebenkostenabrechnungen (PDF): Generiert die fertigen Abrechnungsschreiben für alle Mieter inklusive Anschreiben, Aufschlüsselung und QR-Einzahlungsschein. (Hinweis: Über das Download-Icon ganz links in der Tabelle können Sie die Abrechnung auch für einzelne Mieter separat herunterladen).

  📄 Beispiel Abrechnung mit QR (Beispielansicht einer vollständigen Schweizer Abrechnung mit QR-Einzahlungsschein)

• Kostenaufstellung (PDF): Erstellt ein PDF-Dokument der Gesamtkostenaufstellung aller verbuchten Konten für die gesamte Liegenschaft.
• Kostenverteilung (Excel): Exportiert die detaillierte Verteiltabelle als Excel-Datei (.xlsx) zur internen Kontrolle oder Weiterverarbeitung.
• Alle Belege (ZIP): Lädt sämtliche hinterlegten Kreditorenrechnungen und Belege der Abrechnungsperiode gesammelt in einer ZIP-Datei herunter.

Buchungslogik beim Verrechnen 

Durch das Verrechnen führt Fairwalter automatisch alle notwendigen Buchungsschritte durch: Die Aufwände der Nebenkostenkonten werden ausgeglichen, mit den abgegrenzten Akontozahlungen verrechnet und das Verwaltungshonorar wird eingebucht. Die Differenz wird als Nachforderung (Debitor) oder Guthaben (Kreditor) an die jeweiligen Mieter übertragen 

1. Systembuchungen (per Ende der Abrechnungsperiode)

Diese Buchungen heben die Nebenkosten- und Akontokonten per Ende der Abrechnungsperiode auf das zentrale Abrechnungskonto 1099 auf:

2. Buchung von Mieterguthaben / Kreditoren 

Fällt die Abrechnung für einen Mieter positiv aus (die Akontozahlungen waren höher als die effektiven Kosten), generiert Fairwalter eine Kreditorenrechnung/Gutschrift zugunsten des Mieters:

3. Buchung von Nachforderungen / Debitoren 

Schliesst die Abrechnung mit einer Nachforderung für den Mieter ab (die effektiven Kosten waren höher als die Akontozahlungen), generiert Fairwalter eine Debitorenrechnung inkl. QR-Einzahlungsschein:

Vorgehen bei Mieterausständen (Debitoren) 

Schliesst die Abrechnung mit einer Nachforderung für den Mieter ab (die effektiven Kosten waren höher als die Akontozahlungen), generiert Fairwalter automatisch eine Debitorenrechnung.  

Weiteres Vorgehen

• Zustellung der Dokumente: Dem Mieter wird das Nebenkostenschreiben zusammen mit dem integrierten QR-Einzahlungsschein zugestellt.
• Automatische Zahlungserfassung: Trifft die Zahlung ein, wird der Betrag über den automatischen Bankabgleich (CAMT.053 / CAMT.054) direkt der offenen Debitorenrechnung zugewiesen und diese ausgeglichen.
• Mahnwesen: Bleibt die Nachzahlung aus, wandert die offene Forderung automatisch ins Mahnwesen und kann dort im gewohnten Prozess gemahnt werden.

Vorgehen bei Mieterguthaben (Kreditoren) 

Fällt die Abrechnung für einen Mieter positiv aus (die geleisteten Akontozahlungen waren höher als die tatsächlichen Kosten), entsteht ein Guthaben zugunsten des Mieters.

Ausweisung der Bankverbindung auf der Abrechnung

• Bankkonto hinterlegt: Ist beim Mieter im Modul Personen / Verträge ein Bankkonto (IBAN) erfasst, wird dieses automatisch auf dem Mieterschreiben/der Abrechnung aufgedruckt. Der Mieter erhält so direkt die Information, auf welches Konto das Guthaben ausbezahlt wird.
• Kein Bankkonto hinterlegt: Ist noch kein Bankkonto hinterlegt, enthält das Anschreiben einen entsprechenden Hinweis mit der Bitte an den Mieter, seine Bankverbindung für die Rückvergütung mitzuteilen.

Weiteres Vorgehen

Nach dem Verrechnen wird im System automatisch eine Kreditorenrechnung/Gutschrift erstellt. Für die Abwicklung stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung:

• Auszahlung an den Mieter 

  • Navigieren Sie im linken Menü zu Kreditoren und suchen Sie die entsprechende Rückzahlungsrechnung in der Liste.
  • Klicken Sie auf das Bearbeiten-Icon (Stift-Symbol) der Rechnung, um fehlende Rechnungsinformationen oder die Bankverbindung (falls zuvor noch nicht hinterlegt) zu ergänzen.
  •  Anschliessend können Sie die Kreditorenrechnung entweder direkt im System als manuell bezahlt markieren oder das generierte Zahlungsfile (pain.001) herunterladen und im eBanking hochladen, um die Überweisung auszulösen. 

• Guthaben verrechnen (z. B. mit Mietzinsforderungen):

  • Navigieren Sie im linken Menü zu Kreditoren.
  • Klicken Sie bei der entsprechenden Guthaben-Rechnung auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie die Option "Guthaben verrechnen".
  • Im Pop-up-Fenster "Guthaben verrechnen" wählen Sie unter Verrechnen mit folgender Rechnung die gewünschte Mietzins- oder Debitorenrechnung aus der Liste aus und bestätigen den Vorgang.
  

Umgang mit Rundungsdifferenzen 

Bei der Verteilung von Kosten entstehen systembedingt oft Differenzen im Rappenbereich (z. B. 0.01 CHF oder 0.02 CHF).

Automatische Buchung über Erfolgskonto 6945

Rundungsdifferenzen werden von Fairwalter vollautomatisch erfasst und direkt über das Ertrags-/Aufwandskonto für Rundungen ausgebucht:

Nebenkostenabrechnung korrigieren ("Verrechnung zurücksetzen") 

Sollte sich nach dem Verrechnen ein Fehler herausstellen oder eine Anpassung nötig sein, kann die Verrechnung storniert werden:

1. Navigieren Sie in der geöffneten Abrechnung nach oben rechts.
2. Klicken Sie auf den Button "Verrechnung zurücksetzen".
3. Die Abrechnung wird automatisch wieder in den Status Entwurf zurückversetzt.

⚠️ WICHTIGER HINWEIS ZUM ZURÜCKSETZEN:

• Voraussetzung: Das Zurücksetzen oder Löschen einer Nebenkostenabrechnung ist nur problemlos möglich, solange noch keine Zahlungen (weder Auszahlungen von Guthaben an Mieter noch Zahlungseingänge von Nachforderungen) erfasst wurden.
• Bereits verbuchte Zahlungen: Wurden bereits Zahlungseingänge oder Auszahlungen zu den erzeugten Rechnungen verbucht, müssen diese Zahlungen zuerst manuell storniert und entkoppelt werden. Dies bedeutet einen sehr grossen administrativen und buchhalterischen Aufwand und ist in der Praxis nicht zu empfehlen.
• Auswirkung auf Rechnungen: Beim Zurücksetzen der Verrechnung werden sämtliche zuvor automatisch erzeugten Debitoren- und Kreditorenrechnungen gelöscht.