Einrichten von Nebenkostenkonten und Verteilschlüsseln um Nebenkostenabrechnungen durchführen zu können
1. Bester Zeitpunkt für die Einrichtung
Die Nebenkosten richten Sie am besten direkt nach dem Erstellen der Liegenschaften ein, noch bevor Sie den ersten Mietvertrag erfassen. Da Sie beim Erstellen von Mietverträgen die Nebenkosten angeben, und pauschalen Nebenkosten auch einen Einfluss auf die Verbuchung der Sollstellung haben, sind nachträgliche Änderungen wesentlich aufwändiger und ziehen evtl. auch Korrekturen in der Buchhaltung nach sich.
2. Nebenkosten nachträglich einrichten
Beim nachträglichen Einrichten von Nebenkostenkonten muss darauf geachtet werden, dass diese nicht automatisch in den einzelnen Mietverträgen aktualisiert werden. Falls also die Daten in der Applikation aktuell gehalten werden sollen, muss jeder Vertrag einzeln angepasst werden, um die entsprechenden Nebenkostenkonten damit zu verbinden. Dies hat zwar keinen Einfluss auf die spätere Abrechnung, da auch Kosten auf Verträge verteilt werden können, die kein zugeordnetes Nebenkostenkonto haben, allerdings tauchen nicht verknüpfte Konten nicht auf dem ausgedruckten Vertrag oder in der Detailansicht von Verträgen auf.
Pauschale Nebenkosten wiederum müssen nicht nur im Vertrag aktualisiert und mit einem Pauschalbetrag festgelegt werden, es muss ebenfalls die Buchhaltung angepasst werden, da pauschale Nebenkosten bei der Sollstellung auf das Buchhaltungskonto 4500 und nicht wie Akontobeträge auf das Konto 2030 verbucht werden.
3. Vorgehen beim Einrichten der Nebenkosten
Das Einrichten der Nebenkosten und durchführen einer Verteilung erfolgt in den folgenden 4 Schritten, wobei wir für jeden Schritt noch einen Artikel mit Detailinformationen erfasst haben:
1. Erstellen der Nebenkostenkonten
Im Reiter Nebenkostenkonten können Sie Konten entweder aus den Vorlagen oder manuell erstellen. Konten, die aus der Vorlage erstellt werden, können nachträglich auch angepasst werden.
Im Reiter Verteilschlüssel können beliebig viele Schlüssel pro Liegenschaft angelegt werden. Diese werden später bei der Verteilung der Nebenkosten als Dropdown-Optionen angeboten.
3. Erstellen von Mietverträgen und verknüpfen mit den erstellen Nebenkostenkonten
Nun können Sie die erstellten Nebenkostenkonten beim Erstellen oder beim nachträglichen Bearbeiten den einzelnen Mietverträgen zuordnen.
4. Erstellen und Verrechnen der Nebenkostenabrechnung
Sie können jederzeit eine neue Nebenkostenabrechnung pro Liegenschaft für einen beliebigen Zeitraum erstellen. Ebenfalls sind überlange oder verkürzte Abrechnungsperioden möglich.
Weitere Informationen aus der Praxis finden Sie in unserem Blog: Checkliste zur Nebenkostenabrechnung