Nachdem Nebenkostenkonten und Verteilschlüssel eingerichtet sind, und die Verbuchung der Nebenkosten abgeschlossen ist, können diese auf die Mietverhältnisse verteilt werden.
1. Zeitpunkt der Erstellung der Nebenkosten
Eine Nebenkostenabrechnung kann jederzeit erstellt werden. Idealerweise ist die abzurechnende Periode bereits abgeschlossen und die Kosten sind verbucht. Allerdings kann eine Nebenkostenabrechnung auch bereits vorgängig erstellt und im Status Entwurf belassen werden. Änderungen an Mietverträgen oder Addierung der zu verteilenden Nebenkosten kann dann jederzeit nachgeführt werden, bzw. wird automatisch berücksichtigt. Ebenfalls kann eine Abrechnung natürlich auch jederzeit gelöscht und neu erstellt werden. Dadurch werden diese Daten dann ohnehin automatisch neu berechnet. Etwaige manuelle Anpassungen gehen dann zwar verloren, in vielen Fällen raten wir von solchen aber ohnehin ab.
2. Erstellung der Nebenkostenabrechnung und Ursprung der Daten
Die Nebenkostenabrechnung gliedert sich in 4 Bereiche
- Grundsätzliche Angaben (Liegenschaft, Abrechnungsperiode, Verwaltungshonorar)
Nach der Auswahl einer Liegenschaft wird die Abrechnungsperiode und das Verwaltungshonorar basierend auf vorherigen Abrechnungen für diese Liegenschaft vorgeschlagen - Akonto und Pauschalbeiträge
Die angegebenen Werte zu Akonto und Pauschalen beruhen auf den erstellten Mietzinsrechnungen für die Abrechnungsperiode. Somit werden nicht Soll-gestellte Monate (d.h. es wurde keine Rechnung erstellt) auch nicht eingerechnet. Etwaige Mietzinsausfälle oder übermässige Einzahlungen werden ebenfalls nicht berücksichtigt und müssten manuell angepasst werden, da lediglich der verrechnete Betrag für Akonto und Pauschalen, nicht aber die Zahlung berücksichtigt wird. - Aufgelaufene Kosten
Die Kosten werden gemäss der Einstellungen und Verknüpfungen mit den Buchhaltungskonten für die Periode errechnet. Massgebend ist jeweils das Buchungsdatum eines Betrags, da nur Buchungen in der Abrechnungsperiode addiert werden. Wenn also eine Rechnung für die bereits abgelaufene Abrechnungsperiode eintrifft, kann bei der Verbuchung der Kreditorenrechnung ein Buchungsdatum noch vor dem eigentlichen Rechnungsdatum erfasst werden.
Ebenfalls werden Eröffnungsbilanzen nicht berücksichtigt, um keine Verdoppelung der Kosten beim Jahresabschluss innerhalb einer Abrechnungsperiode zu riskieren.
- Verteilung der Nebenkosten
Die Verteilung der aufgelaufenen Kosten wird pro Nebenkostenkonto auf alle Mietverträge entweder per Verteilschlüssel oder anhand der Verbrauchsdaten vorgenommen. Bei verbrauchsabhängigen Verteilungen kann entweder mit Zählerständen (Beginn und Ende) oder direkt mit Verbrauchswerten gearbeitet werden. Ebenfalls ist es möglich, Grundkosten oder Zwangsanteile pro Nebenkostenkonto festzulegen.
Die Nebenkostenabrechnung kann jederzeit gespeichert, verlassen und erneut geöffnet werden, solange sie im Status Entwurf ist. Eine bestehende Abrechnung kann über das 3-Punkte Menü erneut geöffnet und bearbeitet werden.
3. Verteilung bei Verbrauchsdaten mit Grundkosten oder Zwangsanteilen
Verbrauchsabhängige Nebenkosten werden oft nicht nur anhand der eigentlich gemessenen Verbrauchswerte verteilt, oft wird ein Teil der Kosten als Grundkosten oder Zwangsanteil über andere Verteilschlüssel verteilt. Um für diese Kosten nicht separate Nebenkostenkonten mit eigener Verbuchungslogik führen zu müssen, können diese direkt in der Nebenkostenverteilung festgelegt und separat über einen Verteilschlüssel verteilt werden. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten, den Anteil der Kosten festzulegen. Zum einen kann einfach über den Knopf + Grundkosten separat bei jeder Abrechnung ein fixer Betrag festgelegt werden, oder es kann ein separater Zähle für einen Gemeinschaftsraum erfasst werden. Dies ist beispielsweise hilfreich, wenn das Treppenhaus einen separaten Zähler hat, und dessen Kosten auf die Mieter aufgeteilt werden. Durch das Anwählen einer dieser Optionen wird unter der eigentlichen Verteiltabelle eine zweite Tabelle erstellt, die lediglich diese Grundkosten auf die Mieter verteilt. Zur Verteilung stehen bereits erstellte Verteilschlüssel für die betroffene Liegenschaft zur Verfügung.
4. Nebenkostenverteilung verrechnen
Sobald eine Nebenkostenverteilung abgeschlossen wird, und alle Angaben finalisiert sind, kann die Abrechnung über das 3-Punkte Menü verrechnet werden.
Durch das Verrechnen werden mehrere Aktionen ausgeführt. So werden die Nebenkostenkonten auf das Sammelkonto 1099 gebucht, mit den Akontozahlungen aus 2030 verrechnet, und darüber hinaus Debitoren- (bei fälligen Nachzahlungen) oder Kreditorenrechnungen (bei Guthaben) für die Mieter erstellt.
Im Detail werden also folgende Buchungen automatisch ausgelöst:
| Buchungsdatum | Sollkonto | Habenkonto | Betrag |
| Ende Periode | 1099 Abrechnungskonto | 1110 - 1157 NK Konto | Summe in Periode |
| Ende Periode | 2030 Sammelkonto akonto | 1099 Abrechnungskonto | Akontobeträge |
| Ende Periode | 1099 Abrechnungskonto | 2021 Honorar Verwaltung | Summe in Periode |
Pro Debitorenrechnung wird dann ebenfalls eine Buchung erstellt, für die Kreditorenrechnung muss die Verbuchung aber noch von Hand erfasst werden.
5. Nebenkostenabrechnung erneut bearbeiten und korrigieren
Eine bereits erstellte Nebenkostenabrechnung kann jederzeit zurück in den Status Entwurf versetzt werden, um sie erneut zu bearbeiten. Über das 3-Punkte Menü und die Aktion "Verrechnung rückgängig machen" wird die Rechnung zurück in den Status Entwurf gesetzt, wobei allerdings auch sämtliche erstellten Debitoren- und Kreditorenrechnungen gelöscht werden. Da Veränderungen an der Verteilung meist die Rechnungen für alle Beteiligten ändern, macht es oft ohnehin Sinn, allen Mietern die korrigierte Rechnung mit neuen Einzahlungsscheinen zuzustellen, wobei aber die Referenznummern der Einzahlungsscheine gleich bleiben, sodass auch falsche Zahlungen mit den alten Einzahlungsscheinen richtig zugeordnet und angerechnet werden können.
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