Nebenkostenkonten erstellen und verwalten

Erstellen und verwalten von Nebenkostenkonten zum Bündeln von Kosten und festlegen der Abrechnungslogik.

Nebenkostenkonto konfigurieren

Um Nebenkostenkonten zu eröffnen, gehen Sie im linken Menü-Reiter auf "Nebenkosten" und im Anschluss auf den Ordner "Nebenkostenkonten" nun haben Sie oben Rechts beim Button "+ Neu" die Möglichkeit eigene Nebenkostenkonten zu erstellen.

Dazu gibt es folgende Konfigurationsmöglichkeiten für ein Nebenkostenkonto:

• Liegenschaft: Da unterschiedliche Liegenschaften unterschiedliche Konten, und diese wiederum unterschiedliche Konfigurationen aufweisen können, muss jedes Konto pro Liegenschaft einzeln erstellt werden. Konten können allerdings für andere Liegenschaften dupliziert werden, wie weiter unten beschrieben wird.
• Name: Der Name wird zum einen bei der Verteilung verwendet, wird aber auch genau so auf dem Mietvertrag und auf der Abrechnung aufgeführt und sollte somit möglichst aussagekräftig sein
• Typ: Hier kann zwischen Akonto und Pauschal unterschieden werden. Pauschale Konten werden in der Nebenkostenabrechnung nicht aufgeführt, da hier die Kosten zulasten des Eigentümers gehen. Ebenfalls muss deshalb bei der Erstellung von Mietverträgen genau angegeben werden, wie hoch die Pauschale für dieses Konto ist.
• Im Vertrag auflisten: Diese Option muss angewählt werden, wenn Sie das Konto nicht nur als Abrechnungskonto verwenden wollen, sondern es auch genau mit diesem Namen auf Mietverträgen verwenden möchten. Sie können zwar pro Mietvertrag individuell die Konten auswählen, aber wenn diese Option nicht aktiviert ist, steht das Konto nicht zu Auswahl
• Für Abrechnung Verwenden: Nur Konten, die diese Option aktiviert haben, werden in der Nebenkostenabrechnung zur Verteilung aufgeführt.
• Verknüpfte Buchhaltungskonten: Sie können ein oder mehrere Buchhaltungskosten mit dem Nebenkostenkonto verknüpfen. Für die Abrechnung werden dann alle Kosten, welche im Zeitraum der Abrechnungsperiode verbucht wurden, aus diesen Nebenkostenkonten summiert und anschliessend verteilt. Wenn Sie also mehrere Heiznebenkosten wie z.B. Feuerungskontrolle, Kaminfeger und Heizerlohn haben, können Sie diese in der Buchhaltung getrennt verbuchen und über ein Nebenkostenkonto gemeinsam verteilen.

Abrechnungsart

Hier kann zwischen Verteilschlüssel und Verbrauch gewählt werden. Beim Verteilschlüssel wird entsprechenden ein fixer Schlüssel pro Mietobjekt definiert, der bei jeder Abrechnung erneut verwendet wird, während beim Verbrauch jedes Jahr die Verbrauchswerte und allfälligen Fixkosten erneut erfasst werden.

 

Abrechnung nach Verteilschlüssel 

Wählen Sie nun für das erstellte Nebenkostenkonto den Verteilschlüssel, mit welchem Sie für das Nebenkostenkonto verwenden möchten.

Wie Sie Verteilschlüssel erfassen, erfahren Sie hier [ Erfassen der Verteilschlüssel ]

Berechnung Laufzeit / Heiztage

Geben Sie an, ob Sie nach der effektiven Laufzeit oder nach Heiztagen abrechnen wollen.

Berechnung nach Laufzeit
Anzahl Tage, die der Vertrag in der Periode lief
Berechnung nach Heiztagen

Hier werden als Berechnungsgrundlage die Erfahrungswerte gemäss Mieterverband mit Warmwasseraufbereitung verwendet gewählt werden.

 

Abrechnung nach Verbrauch

Bei der Abrechnung nach Verbrauch werden die Verbrauchswerte und eventuelle Fixkosten jedes Jahr neu erfasst.

Um den Verbrauch genauer zu definieren, geben Sie die Einheit an, in der der Verbrauch gemessen wurde. Verfügbare Einheiten sind:

• Kilowatt (kW), Liter (l), Quadratmeter (m²), Kubikmeter (m³), Heizeinheiten, CHF

  Kilogramm (kg), Promille (‰), Prozent (%)

Kostenart

Für die Verwendung der DTA-VKA-Schnittstelle ist die Angabe der Kostenart erforderlich. Wählen Sie die passende Kostenart aus dem Dropdown:

• Abwasser, Betriebskosten, Kaltwasser, Strom, Kälte, Nutzerwechsel, Heizung/Warmwasser, Heizung, Warmwasser, Lüftung

Zähler in Gemeinschaftsräumen / Grundkosten

Um verbrauchsabhängige Nebenkosten, die teilweise als Grundkosten verteilt werden, nicht über separate Konten abwickeln zu müssen, können diese direkt in der Nebenkostenverteilung festgelegt und separat über einen Verteilschlüssel verteilt werden.

 

In der Übersicht werden alle Konten nach Liegenschaft sortiert angezeigt. Mit einem Klick auf die Zeile einer Liegenschaft (nicht direkt auf den Namen) wird diese ausgeklappt und die bereits erstellten Konten werden sichtbar.

Nebenkostenkonten erstellen

Neue Nebenkostenkonten können auf drei Arten erstellt werden:

• Über den «+ Neu» Knopf oben rechts können Konten von Hand erstellt werden, wobei alle oben genannten Konfigurationen einzeln gemacht werden müssen
• Es können aber auch einzelne oder mehrere Nebenkostenkonten aus einer bestehenden Liegenschaft für eine andere Liegenschaft kopiert werden. Hierzu müssen die drei Punkte bei der Liegenschaft und die Option Duplizieren angewählt werden. Anschliessend wird abgefragt, welches Nebenkostenkonto in welche Liegenschaft kopiert werden soll. Ebenfalls kann noch gewählt werden, ob die verknüpften Buchhaltungskonten ebenfalls genau so in der Buchhaltung der neuen Liegenschaft verknüpft werden sollen.
• Zu guter Letzt können aber auch Konten aus den Vorlagen erstellt werden. Wir haben einige gängige Nebenkostenkonten vorkonfiguriert, und Sie können diese einfach über den Knopf «Konten aus Vorlage erstellen» auswählen. Falls ein Konto nicht genau ihrer gewünschten Konfiguration entspricht, können Sie dieses im Anschluss immer noch anpassen. 

Weitere Informationen aus der Praxis finden Sie in unserem Blog:

Checkliste zur Nebenkostenabrechnung in der Schweiz