Mieterkommunikation

 

1.1 Kommunikation via Mailversand aktivieren

Um E-Mails aus Fairwalter zu senden, klicken Sie links auf Kommunikation und oben rechts auf Aktivieren. Im Pop-up-Fenster tragen Sie den gewünschten Namen für Ihre E-Mail-Adresse ein, die dann auf @fwmail.ch endet. Erlaubt sind hierbei 3 bis 30 Kleinbuchstaben, Ziffern und Bindestriche.

Ein Klick auf Aktivieren schliesst die Einrichtung ab.

 

1.2 Nachrichtenvorlagen erstellen und verwalten

Navigieren Sie zum Vorlagenmanager und wählen Sie den Reiter E-Mail. Hier können Sie die standardmässige Anrede und Grusszeile für Ihre digitale Kommunikation bearbeiten und anpassen. Nach jeder Änderung ist es wichtig, die Anpassungen zu speichern. Der eigentliche Text oder Inhalt der E-Mail selbst wird erst später bei der konkreten Kommunikation direkt definiert.
Logo & Briefversand: Die Hinterlegung Ihres Firmenlogos für den physischen Briefversand erfolgt wie gewohnt in den globalen Einstellungen. Genaueres dazu erfahren Sie im[Vorlagen Manager, Grundeinstellungen].

Betreffzeile: Der Betreff muss nicht zwingend fix in der Vorlage hinterlegt werden. Sie können die Betreffzeile bei jedem einzelnen Versand flexibel und individuell anpassen.

Textformatierung: Sie können Ihren eigenen Text nach Wunsch formatieren und wichtige Passagen fett oder kursiv hervorheben.

Für die Personalisierung von Anrede, Grusszeile und Text stehen Ihnen verschiedene automatisierte Platzhalter zur Verfügung, die Sie per Klick einfügen können:

Empfänger (Der kontaktierte Mieter)

• Empfänger voller Name
• Empfänger Anrede (Frau / Mann)
• Empfänger E-Mail-Adresse

Benutzer (Ihre persönlichen Angaben als Sachbearbeiter; Details siehe [Benutzer])

• Benutzer voller Name

• Benutzer Vorname

• Benutzer Nachname

• Benutzer E-Mail-Adresse

• Benutzer Telefonnummer
  
  

Verwaltung  (Die Account-Daten Ihres Unternehmens; Details siehe [Accountdaten])

• Verwaltung Name
• Verwaltung Strasse & Hausnummer
• Verwaltung Postleitzahl & Ort
• Verwaltung E-Mail-Adresse
• Verwaltung Telefonnummer

 

1.3 Textbausteine anlegen und verwenden 

Um das Verfassen von Nachrichten noch effizienter zu gestalten, lassen sich im Vorlagen-Manager wiederverwendbare Textbausteine hinterlegen. Diese eignen sich hervorragend für häufig genutzte Absätze, Grussformeln oder rechtliche Hinweise, die Sie nicht jedes Mal manuell eintippen möchten. Sobald die Textbausteine definiert sind, stehen sie Ihnen beim Erstellen von Kommunikationen flexibel zur Auswahl.

Gehen Sie wie folgt vor, um einen Textbaustein zu erstellen:

1. Klicken Sie oben rechts auf "Hallo, [Ihr Name]".
2. Wählen Sie im Dropdown-Menü den Vorlagen-Manager aus.
3. Wechseln Sie in den Reiter Textbausteine.
4. Klicken Sie auf den Button "+ Textbaustein erstellen" (oder + Vorlage hinzufügen).

 

Geben Sie dem Textbaustein einen eindeutigen Namen, damit Sie diesen später bei der täglichen Arbeit schnell wiederfinden. Tragen Sie im Anschluss den gewünschten Text ein und klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie im Editor der Vertragskommunikation den Inhalt verfassen möchten, steht Ihnen ab sofort die Auswahl Ihrer Vorlagen zur Verfügung:

1. Klicken Sie direkt in das Feld Inhalt (bzw. Textfeld).
2. Es erscheint das Textbausteinfeld.
3. Klicken Sie in dieses Feld hinein und wählen Sie den gewünschten Textbaustein aus der Liste aus. Der hinterlegte Text wird daraufhin automatisch in Ihre Nachricht eingefügt.

 

1.4 AI-Textassistent (Texte schreiben & optimieren)

Beim Verfassen von Texten im Kommunikations-Editor steht Ihnen eine intelligente AI-Unterstützung zur Verfügung. Klicken Sie im Textfeld oben links einfach auf das Sterne-Symbol (AI-Icon), um das Menü zu öffnen.

Ihnen stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Text erstellen: Geben Sie kurze Stichworte oder Kernpunkte vor, und die AI formuliert ein fertiges Schreiben für Sie.
• Schreibstil anpassen: Verändern Sie die Tonalität Ihres Textes (z. B. formeller, freundlicher oder professioneller).
• Rechtschreibung prüfen: Lassen Sie Ihren Text automatisch auf Tippfehler und Grammatik korrigieren.
• Text kürzen: Bringen Sie lange Absätze schnell auf den Punkt.
• Text verlängern: Ergänzen Sie bestehende Sätze automatisch um passende Details und Formulierungen.

 

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2.1 Wie erstelle ich ein Schreiben?

Der Erstellungsprozess gliedert sich in vier einfache Schritte, die Sie flexibel durchlaufen:

1. Empfänger auswählen

Navigieren Sie im linken Menü auf Kommunikation und klicken Sie oben rechts auf + Neue Mitteilung. Wählen Sie anschliessend die gewünschte Liegenschaft und bei Bedarf das spezifische Gebäude aus.

Das System listet nun alle dort wohnenden Vertragsparteien auf. Nicht benötigte Empfänger wählen Sie einfach durch Entfernen des Häkchens ab.

• E-Mail-Versand: Bei Profilen mit hinterlegter E-Mail-Adresse können Sie direkt eine Mail senden.
• Brief-Versand: Fehlt diese Option, ist im System keine Adresse hinterlegt und es kann nur ein Brief versendet werden. Dies lässt sich bei Bedarf im Personenprofil anpassen [Bearbeiten von Personen].

Klicken Sie anschliessend auf Weiter.

2. Inhalt erfassen & Vorschau prüfen

Erfassen Sie nun den Betreff sowie den eigentlichen Text Ihrer Mitteilung. Da die Begrüssung und die Schlusszeile bereits automatisch über Ihre Vorlagen gesteuert werden, müssen Sie diese hier nicht erneut eintragen.

Falls Ihre Empfängerliste eine Mischung aus E-Mail- und Brief-Empfängern enthält, stellt das System auf der rechten Seite automatisch zwei separate Vorschaufenster bereit: Über die entsprechenden Reiter für E-Mail und Brief können Sie das Layout für beide Versandwege vorab exakt überprüfen. Klicken Sie anschliessend auf Weiter.

3. Anhang hinzufügen

Sollten Sie der Mitteilung noch einen Plan, ein Foto oder ein sonstiges Dokument beilegen wollen, können Sie die gewünschten Dateien in diesem Schritt ganz einfach hochladen. Klicken Sie anschliessend auf Weiter.

4. Zusammenfassung & Absenden

Im letzten Schritt können Sie noch einmal alle Angaben kurz überprüfen. Wenn alles in Ordnung ist, klicken Sie auf Senden.

Die E-Mails werden nun automatisch vom System verschickt. Für alle Brief-Empfänger können Sie im Anschluss in der Detailansicht die Schreiben generieren und ausdrucken. In dieser Ansicht sehen Sie später auch direkt, ob Ihre E-Mails angekommen sind und geöffnet wurden.

2.2 Versandbestätigung & Brief-PDF herunterladen

Nach dem Absenden behalten Sie in der Übersicht der Kommunikation jederzeit die volle Kontrolle über den Status Ihrer Nachrichten:

Klicken Sie auf der Übersichtsseite einfach das jeweilige Schreiben an, über das Auge-Symbol gelangen Sie direkt in die Detailansicht.

• E-Mail-Status: Hier sehen Sie in Echtzeit, ob die gesendeten Mails erfolgreich zugestellt, geöffnet wurden.
• Brief-Download: Haben Sie Empfänger ausgewählt, die die Mitteilung per Post erhalten, können Sie die fertigen Briefe auf der linken Seite für die verschiedenen Personen als PDF herunterladen, ausdrucken und versenden.

3. Manuelle Mitteilungen & Einzelnachrichten im Vertrag 

Während Sie im linken Menüreiter unter Kommunikation die gesamte Liegenschaft oder ein Gebäude kontaktieren können, haben Sie direkt unter den Verträgen die Möglichkeit, den Mieter ganz individuell zu kontaktieren oder interne Notizen zu hinterlassen. 

3.1 Manuelle Mitteilung erfassen (Interne Notiz) 

Wenn Sie ein Telefonat, eine mündliche Absprache oder eine wichtige Information, die Sie mit dem Mieter hatten, direkt auf Vertragsebene festhalten möchten, können Sie eine interne Notiz erfassen:

1. Klicken Sie im linken Menüreiter auf Verträge.
2. Klicken Sie beim jeweiligen Vertrag auf das Auge-Symbol, um diesen zu öffnen.
3. Wählen Sie auf der rechten Seite den Reiter Kommunikation aus.
4. Klicken Sie im Anschluss auf den Button "+ Manueller Eintrag".

Im Anschluss können Sie den manuellen Eintrag mit dem Datum, dem Betreff und dem Inhalt ergänzen.

⚠️Diese Mitteilung dient als interne Dokumentation im Vertragslauf und wird nicht an den Mieter gesendet.

3.2 Einzelne E-Mail / Schreiben an den Mieter senden (Direkter Kontakt) 

Wenn Sie der Vertragspartei direkt aus Fairwalter heraus eine Nachricht zukommen lassen möchten, ist der Weg dorthin identisch:

1. Klicken Sie im linken Menüreiter auf Verträge.
2. Klicken Sie beim jeweiligen Vertrag auf das Auge-Symbol, um diesen zu öffnen.
3. Wählen Sie auf der rechten Seite den Reiter Kommunikation aus.
4. Klicken Sie im Anschluss auf den Button "+Neue Mitteilung " 

Im Anschluss öffnet sich ein Fenster, welches Sie in drei Schritten durch den Versand führt:

• Schritt 1 (Versandart & Inhalt):
  Wählen Sie aus, ob Sie die Mitteilung per E-Mail oder per Brief versenden möchten. Tragen Sie danach den gewünschten Betreff sowie den Inhalt ein.
  
• Schritt 2 (Anhänge):
  In diesem Schritt können Sie bei Bedarf Dokumente und Dateien als Anhang hochladen.
  
• Schritt 3 (Übersicht & Bestätigung):
  Sie erhalten eine abschliessende Übersicht mit allen erfassten Daten und können den Versand der Nachricht final bestätigen.

3.3 Verlauf einsehen und Mitteilungen nachträglich aufrufen

Sobald Sie Kommunikation oder Mitteilungen erfasst und abgesendet haben, bleiben diese im System sicher dokumentiert. Sie finden die Einträge jederzeit an folgenden zwei Orten wieder:

Direkt im Vertrag unter dem Reiter Kommunikation

Direkt auf der jeweiligen Person selbst unter dem Reiter Kommunikation

Über das Auge-Symbol beim entsprechenden Eintrag können die erfassten Mitteilungen und gesendeten Nachrichten jederzeit noch einmal geöffnet und angeschaut werden.