Mieterkommunikation

Inhaltsverzeichnis

1. Grundeinstellungen einrichten

• Kommunikation via Mailversand aktivieren
• Nachrichtenvorlagen erstellen und verwalten

2. Eine Nachricht an Mieter versenden

• Wie erstelle ich ein Schreiben

• Wie überprüfe ich den Versand

1.1 Kommunikation via Mailversand aktivieren

Um E-Mails aus Fairwalter zu senden, klicken Sie links auf Kommunikation und oben rechts auf Aktivieren. Im Pop-up-Fenster tragen Sie den gewünschten Namen für Ihre E-Mail-Adresse ein, die dann auf @fwmail.ch endet. Erlaubt sind hierbei 3 bis 30 Kleinbuchstaben, Ziffern und Bindestriche.

Ein Klick auf Aktivieren schliesst die Einrichtung ab.

1.2 Nachrichtenvorlagen erstellen und verwalten

Navigieren Sie zum Vorlagenmanager und wählen Sie den Reiter E-Mail. Hier können Sie die standardmässige Anrede und Grusszeile für Ihre digitale Kommunikation bearbeiten und anpassen. Nach jeder Änderung ist es wichtig, die Anpassungen zu speichern. Der eigentliche Text oder Inhalt der E-Mail selbst wird erst später bei der konkreten Kommunikation direkt definiert.
Logo & Briefversand: Die Hinterlegung Ihres Firmenlogos für den physischen Briefversand erfolgt wie gewohnt in den globalen Einstellungen. Genaueres dazu erfahren Sie im[Vorlagen Manager, Grundeinstellungen].

Betreffzeile: Der Betreff muss nicht zwingend fix in der Vorlage hinterlegt werden. Sie können die Betreffzeile bei jedem einzelnen Versand flexibel und individuell anpassen.

Textformatierung: Sie können Ihren eigenen Text nach Wunsch formatieren und wichtige Passagen fett oder kursiv hervorheben.

Für die Personalisierung von Anrede, Grusszeile und Text stehen Ihnen verschiedene automatisierte Platzhalter zur Verfügung, die Sie per Klick einfügen können:

Empfänger (Der kontaktierte Mieter)

• Empfänger voller Name
• Empfänger Anrede (Frau / Mann)
• Empfänger E-Mail-Adresse

Benutzer (Ihre persönlichen Angaben als Sachbearbeiter; Details siehe [Benutzer])

• Benutzer voller Name

• Benutzer Vorname

• Benutzer Nachname

• Benutzer E-Mail-Adresse

• Benutzer Telefonnummer
  
  

Verwaltung  (Die Account-Daten Ihres Unternehmens; Details siehe [Accountdaten])

• Verwaltung Name
• Verwaltung Strasse & Hausnummer
• Verwaltung Postleitzahl & Ort
• Verwaltung E-Mail-Adresse
• Verwaltung Telefonnummer

2.1 Wie erstelle ich ein Schreiben?

Der Erstellungsprozess gliedert sich in vier einfache Schritte, die Sie flexibel durchlaufen:

1. Empfänger auswählen

Navigieren Sie im linken Menü auf Kommunikation und klicken Sie oben rechts auf + Neue Mitteilung. Wählen Sie anschliessend die gewünschte Liegenschaft und bei Bedarf das spezifische Gebäude aus.

Das System listet nun alle dort wohnenden Vertragsparteien auf. Nicht benötigte Empfänger wählen Sie einfach durch Entfernen des Häkchens ab.

• E-Mail-Versand: Bei Profilen mit hinterlegter E-Mail-Adresse können Sie direkt eine Mail senden.
• Brief-Versand: Fehlt diese Option, ist im System keine Adresse hinterlegt und es kann nur ein Brief versendet werden. Dies lässt sich bei Bedarf im Personenprofil anpassen [Bearbeiten von Personen].

Klicken Sie anschliessend auf Weiter.

2. Inhalt erfassen & Vorschau prüfen

Erfassen Sie nun den Betreff sowie den eigentlichen Text Ihrer Mitteilung. Da die Begrüssung und die Schlusszeile bereits automatisch über Ihre Vorlagen gesteuert werden, müssen Sie diese hier nicht erneut eintragen.

Falls Ihre Empfängerliste eine Mischung aus E-Mail- und Brief-Empfängern enthält, stellt das System auf der rechten Seite automatisch zwei separate Vorschaufenster bereit: Über die entsprechenden Reiter für E-Mail und Brief können Sie das Layout für beide Versandwege vorab exakt überprüfen. Klicken Sie anschliessend auf Weiter.

3. Anhang hinzufügen

Sollten Sie der Mitteilung noch einen Plan, ein Foto oder ein sonstiges Dokument beilegen wollen, können Sie die gewünschten Dateien in diesem Schritt ganz einfach hochladen. Klicken Sie anschliessend auf Weiter.

4. Zusammenfassung & Absenden

Im letzten Schritt können Sie noch einmal alle Angaben kurz überprüfen. Wenn alles in Ordnung ist, klicken Sie auf Senden.

Die E-Mails werden nun automatisch vom System verschickt. Für alle Brief-Empfänger können Sie im Anschluss in der Detailansicht die Schreiben generieren und ausdrucken. In dieser Ansicht sehen Sie später auch direkt, ob Ihre E-Mails angekommen sind und geöffnet wurden.



2.2 Versandbestätigung & Brief-PDF herunterladen

Nach dem Absenden behalten Sie in der Übersicht der Kommunikation jederzeit die volle Kontrolle über den Status Ihrer Nachrichten:

Klicken Sie auf der Übersichtsseite einfach das jeweilige Schreiben an, über das Auge-Symbol gelangen Sie direkt in die Detailansicht.

• E-Mail-Status: Hier sehen Sie in Echtzeit, ob die gesendeten Mails erfolgreich zugestellt, geöffnet wurden.
• Brief-Download: Haben Sie Empfänger ausgewählt, die die Mitteilung per Post erhalten, können Sie die fertigen Briefe auf der linken Seite für die verschiedenen Personen als PDF herunterladen, ausdrucken und versenden.