Checkliste Jahresabschluss

1. Bankkonten final abstimmen

Die Grundlage jeder sauberen Buchhaltung ist die Übereinstimmung mit dem Bankkonto.

Prüfung: Gleichen Sie den Saldo Ihres Bankkontos in Fairwalter mit dem offiziellen Endsaldo Ihres Bankauszugs per 31.12. Ab.

Aktion: Sollten Differenzen bestehen, prüfen Sie im Bankabgleich, ob alle Transaktionen (z. B. Bankspesen, Zinsen oder Kartenzahlungen) vollständig verarbeitet wurden. Erst wenn der Saldo in Fairwalter auf den Rappen genau dem Bankbeleg entspricht, ist dieser Schritt abgeschlossen.

Ein stimmender Banksaldo garantiert keine korrekte Buchhaltung.

2. Bereinigung der offenen Posten (Debitoren & Kreditoren)

Nachdem das Bankkonto abgestimmt ist, müssen die "offenen Rechnungen" geprüft werden. Nur so ist sichergestellt, dass die Bilanz per 31.12. die tatsächlichen Forderungen und Verbindlichkeiten zeigt.

Mietzinseinnahmen (Debitoren)

Prüfung: Welche Mieter sind noch im Rückstand? Prüfen Sie die Liste der offenen Posten.
In den Debitoren können Sie den Filter setzen

Aktion: Sind Forderungen definitiv uneinbringlich (z. B. Konkurs des Mieters)? Falls ja, müssen diese per 31.12. abgeschrieben werden.

Abschreibungen erfassen
➡️Mietzinsverlust und Rabatte korrekt erfassen

Vollständigkeit der Mieterträge

Sollstellung vs. Zahlung: Wenn ein Mieter im Rückstand ist, muss die Forderung (Sollstellung) trotzdem im Ertrag erscheinen. Ist dies nicht der Fall, fehlt die Sollstellung für diesen Monat

Aktion: Führen Sie fehlende Sollstellungen nach oder prüfen Sie das Enddatum im Mietvertrag.

➡️ Sollstellung eines einzelnen Vertrags
➡️ Sollstellung Miete

Nebenkosten-Trennung

Prüfung: Kontrollieren Sie, ob Nebenkosten-Akonto gebucht wurden.

Fehlerbehebung: Wenn die Trennung nicht stimmt, liegt die Ursache meist in einem falsch erfassten Vertrag oder einer fehlerhaft hinterlegten Mietzins-/Nebenkostenanpassung.

Aktion: Korrigieren Sie die Verträge im Anschluss müssen die Debitorenrechnungen gelöscht werden, die Sollstellung erneut ausgelöst werden und die Zahlungseingänge erneut erfasst werden.

➡️ Nebenkosten einem Mietvertrag hinzufügen

Kategorisierung der Ausgaben

Gehen Sie die Liste Ihrer Aufwände (z. B. Reparaturen, Unterhalt) durch:

Unterhalt vs. Investition: Stellen Sie sicher, dass werterhaltende Reparaturen im Aufwand und wertvermehrende Investitionen (z. B. eine neue Küche) in der Bilanz gelandet sind.

Doppelbuchungen: Sortieren Sie Ausgaben nach Beträgen, um zu sehen, ob Rechnungen versehentlich doppelt (z. B. einmal manuell und einmal via Bankabgleich) erfasst wurden.

(Kreditorenrechnung würde als überbezahlt angezeigt werden)

Vorjahresvergleich (Quick-Check)

Vergleichen Sie die Summen der Aufwandskategorien (z. B. Versicherungen, Wasser, Strom) mit dem Vorjahr. Massive Abweichungen ohne ersichtlichen Grund deuten oft auf fehlende Rechnungen oder Fehlbuchungen hin.

➡️ Vorjahresvergleich

3. Rechnungsabgrenzungen vornehmen (TA/TP)

Damit Ihr Jahresergebnis der Liegenschaft periodengerecht ausgewiesen wird, müssen Beträge, die wirtschaftlich in ein anderes Jahr gehören, abgegrenzt werden

Passive Rechnungsabgrenzung (2300 - Passive Rechnungsabgrenzung)

Nutzen Sie dieses Konto, wenn das aktuelle Jahr "zu viel" erhalten hat oder noch Kosten schuldet.

Vorausgezahlte Mieten: Hat ein Mieter die Januar-Miete bereits im Dezember überwiesen, gehört dieser Ertrag wirtschaftlich in das neue Geschäftsjahr. Um eine korrekte Periodenabgrenzung sicherzustellen, muss dieser Betrag per 31.12. im alten Jahr neutralisiert und auf das neue Jahr übertragen werden.

Mietertragskonten in Fairwalter: 3000 Wohnen, 3001 Parken, 3002 Gewerbe, 3003 Übrige

Beispiel-Buchungssatz per 31.12.:

Buchungsdatum	Soll	Haben	Betrag
31.12	3000 - 3003 Wohnen *	2300 - Passive Rechnungsabgrenzung	vorausbezahlter Betrag

Rückbuchung der Passiven Rechnungsabgrenzung: Haben Sie Mieten für den Januar bereits im Dezember erhalten und auf das Konto 2300 abgegrenzt, müssen Sie diese nun wieder als Ertrag einbuchen.

Beispiel-Buchungssatz per 01.01.:

Buchungsdatum	Soll	Haben	Betrag
01.01 (folge Jahr)	2300 - Passive Rechnungsabgrenzung	3000 - 3003 Wohnen *	vorausbezahlter Betrag

➡️ (Manuelle Buchung erfassen / bearbeiten / löschen)

Aktive Rechnungsabgrenzung (1300 - Aktive Rechnungsabgrenzung)

Die Aktive Rechnungsabgrenzung wird genutzt, wenn Sie im alten Jahr (bis 31.12.) eine Zahlung geleistet haben, die ganz oder teilweise das neue Jahr betrifft. Sie "parken" diesen Aufwand in der Bilanz, damit er das aktuelle Ergebnis nicht fälschlicherweise mindert.

Typische Beispiele für die aktive Abgrenzung: Gebäudeversicherungen, Serviceverträge / Abos, Heizölvorrat

Die Erfassung: Sie erfassen die Rechnung ganz normal als Kreditor im Dezember (Buchungsdatum 31.12) damit der Banksaldo beim Bezahlen stimmt. Dadurch landet der gesamte Betrag zuerst im Aufwand (z. B. Konto 4500 Versicherungen). Da dieser Aufwand aber ins neue Jahr gehört, buchen Sie den Betrag am 31.12. manuell um.

Beispiel-Buchungssatz per 31.12.:

Buchungsdatum	Soll	Haben	Betrag
31.12	1300 - Aktive Rechnungsabgrenzung	4500 - Aufwandskonto*	Vorausbezahlter Betrag

Rückbuchung der Aktiven Rechnungsabgrenzung:
Haben Sie eine z. B. Versicherung im Dezember für das gesamte neue Jahr vorausbezahlt und auf das Konto 1300 abgegrenzt, muss dieser Aufwand nun im neuen Jahr wieder belastet werden.

Beispiel-Buchungssatz per 01.01.:

Buchungsdatum	Soll	Haben	Betrag
01.01 (folge Jahr)	4500 - Aufwandskonto*	1300 - Aktive Rechnungsabgrenzung	Vorausbezahlter Betrag

➡️ (Manuelle Buchung erfassen / bearbeiten / löschen)

4. Technischer Abschluss & Periodensperre

Sobald die Bank abgestimmt, die offenen Posten bereinigt und die Rechnungsabgrenzungen (inkl. der Rückbuchungen per 01.01.) erfasst sind, kann das Jahr offiziell abgeschlossen werden.

Die Periodensperre setzen

In Fairwalter sollten Sie die abgeschlossene Periode sperren.

Warum? Dies verhindert, dass versehentlich Buchungen im alten Jahr verändert oder gelöscht werden, während Sie bereits im neuen Jahr arbeiten.

➡️ Geschäftsjahre verwalten

Export der Abschlussdokumente

Bevor Sie sich dem Tagesgeschäft des neuen Jahres widmen, sollten Sie die finalen Dokumente für Ihre Akten (oder für den Steuerberater/Eigentümer) exportieren:

In Fairwalter haben Sie bei allen Berichten die Möglichkeit, diese als Excel- oder PDF-Datei herunterzuladen.

PDF: Ideal für die Archivierung und den Versand an Eigentümer.
Excel: Praktisch, wenn Sie zusätzliche Auswertungen erstellen oder Daten an Ihren Treuhänder für die Steuererklärung übergeben möchten.

Empfohlene Dokumente für Ihren Jahresabschluss:

Bilanz per 31.12.
Erfolgsrechnung (Zeitraum 01.01. – 31.12.)
Debitorenliste (Offene Posten): Nachweis der ausstehenden Mietzinsen per Stichtag.
Kontoauszüge der Abstimmkonten (1300/2300): Als Beleg für Ihre vorgenommenen Abgrenzungen.

➡️ Abschlussdokumente & Belege herunterladen

5. Eröffnungsbuchungen und Saldenvortrag

Nachdem das alte Jahr abgeschlossen ist, startet das neue Geschäftsjahr. In Fairwalter müssen die Bestände der Bilanz (Bank, Forderungen, Verbindlichkeiten) vom 31.12. auf den 01.01. übertragen werden.

Automatischer Vortrag: Fairwalter generiert diese Buchungen automatisch beim Erstellen des neuen Jahres (Häkchen setzen!)

Aktualisierung: Der Vortrag kann jederzeit nachträglich aktualisiert werden, falls sich im Vorjahr noch Werte geändert haben.

Hinweis: Erfolgskonten (Ertrag/Aufwand) starten immer bei Null.

➡️ Geschäftsjahre verwalten