Checkliste Jahresabschluss 

1. Bankkonten final abstimmen

Die Grundlage jeder sauberen Buchhaltung ist die Übereinstimmung mit dem Bankkonto.

Prüfung: Gleichen Sie den Saldo Ihres Bankkontos in Fairwalter mit dem offiziellen Endsaldo Ihres Bankauszugs per 31.12. Ab.

Aktion: Sollten Differenzen bestehen, prüfen Sie im Bankabgleich, ob alle Transaktionen (z. B. Bankspesen, Zinsen oder Kartenzahlungen) vollständig verarbeitet wurden. Erst wenn der Saldo in Fairwalter auf den Rappen genau dem Bankbeleg entspricht, ist dieser Schritt abgeschlossen.

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2. Bereinigung der offenen Posten (Debitoren & Kreditoren)

Nachdem das Bankkonto abgestimmt ist, müssen die "offenen Rechnungen" geprüft werden. Nur so ist sichergestellt, dass die Bilanz per 31.12. die tatsächlichen Forderungen und Verbindlichkeiten zeigt.

Mietzinseinnahmen (Debitoren)

Prüfung: Welche Mieter sind noch im Rückstand? Prüfen Sie die Liste der offenen Posten. 
In den Debitoren können Sie den Filter setzen 

Aktion: Sind Forderungen definitiv uneinbringlich (z. B. Konkurs des Mieters)? Falls ja, müssen diese per 31.12. abgeschrieben werden.

Abschreibungen erfassen
➡️Mietzinsverlust und Rabatte korrekt erfassen

Vollständigkeit der Mieterträge

Sollstellung vs. Zahlung: Wenn ein Mieter im Rückstand ist, muss die Forderung (Sollstellung) trotzdem im Ertrag erscheinen. Ist dies nicht der Fall, fehlt die Sollstellung für diesen Monat

Aktion: Führen Sie fehlende Sollstellungen nach oder prüfen Sie das Enddatum im Mietvertrag.

➡️ Sollstellung eines einzelnen Vertrags
➡️ Sollstellung Miete

Nebenkosten-Trennung 

Prüfung: Kontrollieren Sie, ob Nebenkosten-Akonto gebucht wurden.

Fehlerbehebung: Wenn die Trennung nicht stimmt, liegt die Ursache meist in einem falsch erfassten Vertrag oder einer fehlerhaft hinterlegten Mietzins-/Nebenkostenanpassung.

Aktion: Korrigieren Sie die Verträge im Anschluss müssen die Debitorenrechnungen gelöscht werden, die Sollstellung erneut ausgelöst werden und die Zahlungseingänge erneut erfasst werden.

➡️ Nebenkosten einem Mietvertrag hinzufügen

Kategorisierung der Ausgaben

Gehen Sie die Liste Ihrer Aufwände (z. B. Reparaturen, Unterhalt) durch:

Unterhalt vs. Investition: Stellen Sie sicher, dass werterhaltende Reparaturen im Aufwand und wertvermehrende Investitionen (z. B. eine neue Küche) in der Bilanz gelandet sind.

Doppelbuchungen: Sortieren Sie Ausgaben nach Beträgen, um zu sehen, ob Rechnungen versehentlich doppelt (z. B. einmal manuell und einmal via Bankabgleich) erfasst wurden.

(Kreditorenrechnung würde als überbezahlt angezeigt werden)

Vorjahresvergleich (Quick-Check)

Vergleichen Sie die Summen der Aufwandskategorien (z. B. Versicherungen, Wasser, Strom) mit dem Vorjahr. Massive Abweichungen ohne ersichtlichen Grund deuten oft auf fehlende Rechnungen oder Fehlbuchungen hin.

➡️ Vorjahresvergleich

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3. Rechnungsabgrenzungen vornehmen (TA/TP)

Damit das Jahresergebnis Ihrer Liegenschaft periodengerecht ausgewiesen wird, müssen Beträge, die wirtschaftlich in das Folgejahr gehören, abgegrenzt werden.

Das Szenario: Januar-Miete bereits im Dezember erhalten In Fairwalter werden die Mieterträge (Konten 3000–3003) und Nebenkosten durch die Sollstellung erst per 01.01. gebucht. Wenn ein Mieter seine Januar-Miete jedoch bereits im Dezember überweist, geht die Zahlung auf dem Bankkonto ein, ohne dass im alten Jahr eine entsprechende Forderung (Rechnung) gegenübersteht. Das Konto 1100 (Mieterausstände) wird dadurch negativ ausgewiesen.

Die Lösung: Umbuchung per 31.12. Wir gleichen diesen negativen Mieterausstand am Jahresende aus, um das Guthaben des Mieters korrekt als Verpflichtung in der Bilanz auszuweisen, ohne die Ertragskonten des alten Jahres zu verfälschen.

Vorgehen bei der Abgrenzung (per 31.12.): Erstellen Sie eine manuelle Buchung, um den Betrag vom Mieterausstand auf das Passivkonto für Vorauszahlungen zu übertragen.

Beispiel-Buchungssatz per 31.12.:

Warum ist dieser Schritt wichtig? Durch diese Rückbuchung wird das Guthaben des Mieters wieder auf dem Konto 1100 sichtbar.

➡️ (Manuelle Buchung erfassen / bearbeiten / löschen)

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Aktive Rechnungsabgrenzung (1300 - Aktive Rechnungsabgrenzung)

Die Aktive Rechnungsabgrenzung wird genutzt, wenn Sie im alten Jahr (bis 31.12.) eine Zahlung geleistet haben, die ganz oder teilweise das neue Jahr betrifft. Sie "parken" diesen Aufwand in der Bilanz, damit er das aktuelle Ergebnis nicht fälschlicherweise mindert.

Typische Beispiele für die aktive Abgrenzung: Gebäudeversicherungen, Serviceverträge / Abos, Heizölvorrat

Die Erfassung: Sie erfassen die Rechnung ganz normal als Kreditor im Dezember (Buchungsdatum 31.12)  damit der Banksaldo beim Bezahlen stimmt. Dadurch landet der gesamte Betrag zuerst im Aufwand (z. B. Konto 4500 Versicherungen). Da dieser Aufwand aber ins neue Jahr gehört, buchen Sie den Betrag am 31.12. manuell um. 

Beispiel-Buchungssatz per 31.12.:

➡️ (Manuelle Buchung erfassen / bearbeiten / löschen)

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4. Jahresabschluss: Gewinn- und Verlustverbuchung

Sobald alle Buchungen des Geschäftsjahres sowie die notwendigen Abgrenzungen getätigt wurden, erfolgt der finale Schritt: die Verrechnung des Ergebnisses.
Hierbei wird der Saldo der Erfolgsrechnung ausgeglichen und in die Bilanz übertragen, um das neue Geschäftsjahr mit korrekten Werten zu starten.

Wie lese ich den Gewinn oder Verlust in Fairwalter heraus?

Um den Betrag für die Abschlussbuchung zu ermitteln, nutzen Sie die grafische Aufbereitung in der Software:

• Die Differenz-Anzeige: In der Erfolgsrechnung zeigt Ihnen Fairwalter ganz oben eine Zusammenfassung. Die Zeile "Differenz +/-"  ist Ihr massgebender Wert.
  

• Gewinn: Wird eine minus Zahl ausgewiesen, bedeutet dies, dass Ihre Erträge die Aufwände übersteigen.

• Verlust: Erscheint die Differenz als possitiver  Betrag, haben Sie in dieser Periode einen Verlust erwirtschaftet.

• Stichtag: Achten Sie darauf, dass oben im Datumsfilter das korrekte Geschäftsjahr (z. B. 01.01. – 31.12.) ausgewählt ist,

Die Verrechnung des Ergebnisses Sobald alle Buchungen getätigt wurden, erfolgt der finale Schritt: die Verrechnung des Ergebnisses. Hierbei wird der Saldo der Erfolgsrechnung ausgeglichen und in die Bilanz übertragen, um das neue Geschäftsjahr mit korrekten Werten zu starten.

Je nach Rechtsform oder Eigentümerstruktur nutzt du hierfür unterschiedliche Konten aus deinem Kontenplan:

Die Verrechnung von Gewinn oder Verlust erfolgt immer per 31.12. des Abschlussjahres. Damit stellen Sie sicher, dass die Erfolgsrechnung (Konto 9000) ausgeglichen ist und der Erfolg in der Schlussbilanz des alten Jahres korrekt im Eigenkapital oder auf den Privatkonten ausgewiesen wird.

Bei Einzeleigentümern / Miteigentümern (Privatkonten)
Oft soll der Gewinn nicht im Eigenkapital bleiben, sondern den Eigentümern direkt gutgeschrieben werden. Hierfür nutzt man am besten die Konten 2850 - 2053 (Eigentümerkonten)

Gewinnverbuchung

 

Die Periodensperre setzen

In Fairwalter sollten Sie die abgeschlossene Periode sperren.

• Warum? Dies verhindert, dass versehentlich Buchungen im alten Jahr verändert oder gelöscht werden, während Sie bereits im neuen Jahr arbeiten.

➡️ Geschäftsjahre verwalten

Export der Abschlussdokumente

Bevor Sie sich dem Tagesgeschäft des neuen Jahres widmen, sollten Sie die finalen Dokumente für Ihre Akten (oder für den Steuerberater/Eigentümer) exportieren:

In Fairwalter haben Sie bei allen Berichten die Möglichkeit, diese als PDF-Datei herunterzuladen.

PDF: Ideal für die Archivierung und den Versand an Eigentümer.

Empfohlene Dokumente für Ihren Jahresabschluss:

Bilanz per 31.12.
Erfolgsrechnung (Zeitraum 01.01. – 31.12.) 
Debitorenliste (Offene Posten): Nachweis der ausstehenden Mietzinsen per Stichtag.
Kontoauszüge der Abstimmkonten (1300/2300): Als Beleg für Ihre vorgenommenen Abgrenzungen.

➡️ Abschlussdokumente & Belege herunterladen

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5. Eröffnungsbuchungen und Saldenvortrag

Nachdem das alte Jahr abgeschlossen ist, startet das neue Geschäftsjahr. In Fairwalter müssen die Bestände der Bilanz (Bank, Forderungen, Verbindlichkeiten) vom 31.12. auf den 01.01. übertragen werden.

Automatischer Vortrag: Fairwalter generiert diese Buchungen automatisch beim Erstellen des neuen Jahres (Häkchen setzen!)

Aktualisierung: Der Vortrag kann jederzeit nachträglich aktualisiert werden, falls sich im Vorjahr noch Werte geändert haben.

Hinweis: Erfolgskonten (Ertrag/Aufwand) starten immer bei Null.

➡️ Geschäftsjahre verwalten