Wie kann ich die verbrauchsabhängigen Kosten exportieren, einer Ablesefirma übergeben und wieder einlesen?
Fairwalter macht die Zusammenarbeit mit Ablesefirmen einfach. Die Verarbeitung der verbrauchsabhängigen Heiz- und Nebenkostenabrechnungen ist dank der Standard-VKA-Schnittstelle problemlos möglich.
Hierfür gehen Sie folgendermassen vor:
1. Gehen Sie zuerst zu der Rubrik Nebenkosten
Um die Auftragsdatei für die verbrauchsabhängigen Kosten zu exportieren, klicken Sie zuerst auf "Nebenkosten", bevor Sie als Nächstes eine neue Abrechnung erstellen, oder einen bestehenden Entwurf über das Drei-Punkte-Menü "Bearbeiten".
2. Verbrauchsabhängige Daten exportieren
Klicken Sie oben rechts auf "DTA-VKA Schnittstelle" und im Anschluss auf "Export", um die Auftragsdatei für die Ablesefirma zu exportieren.
3. Letzter Schritt für den Export
Bevor Sie jetzt auf "Exportieren" klicken, müssen ggf. erst noch fehlende Angaben zu Einheit und Kostenart für die Nebenkostenkonten ausgefüllt werden.
HINWEIS: Es sollten keine Anpassungen mehr, nachdem Export gemacht werden.
Nachdem die Datei exportiert wurde, kann sie jetzt von Ihrem Ablesedienstleister mit den entsprechenden Ablesewerten befüllt werden. Wenn die Datei befüllt wurde, kann sie wieder importiert werden, und die Ablesewerte werden direkt dem jeweiligen Mieter zugeordnet.
Um die Datei wieder zu importieren, gehen Sie wie folgt vor:
4. Verbrauchsabhängige Daten importieren
Um jetzt die verbrauchsabhängigen Kosten zu importieren, klicken Sie oben rechts auf "DTA-VKA Schnittstelle" und im Anschluss auf "Import".
5. "DTA-VKA.xml" Datei hochladen
Jetzt können Sie die entsprechende XML-Datei, die Sie von Ihrem Abrechnungsdienstleister befüllt zurückbekommen haben, in Fairwalter hochladen. Die importierten Werte sind nun in der Verteilung ersichtlich.
Weitere Informationen zu DTA-VKA
DTA-VKA ist ein Dateiformat, mit welchem zwischen Energiefachleuten und Immobilienverwalter:innen Verbrauchsdaten hin und her geschickt werden, um Energie- und andere Nebenkosten abzurechnen.
Was bedeutet DTA-VKA?
Der erste Teil der Abkürzung „DTA“ steht für den Datenträgeraustausch. Der zweite Teil „VKA“ für die verbrauchsabhängige Kostenabrechnung.
Die Schnittstelle braucht es, damit die Verbrauchsdaten in die Softwareprogramme der Immobilienverwaltungen gelangen bzw. hinausgehen können. Durch die Schnittstelle wird die Zusammenarbeit zwischen Immobilienverwaltungen und Energiefachleuten (Ablesefirmen) gefördert. Damit fördert DTA-VKA nicht nur die problemlose Zusammenarbeit, sondern auch eine effiziente, einfache und flexible Arbeit.
Wie läuft der DTA-VKA Prozess ab?
Sie als Immobilienverwalter starten den Prozess des Datenaustauschs, indem Sie eine Auftragsdatei erstellen bzw. aus Fairwalter die Datei exportieren (Schritte 1 - 4). Diese Datei wiederum gelangt an die Energiefachleute, welche ihre nötigen Schritte (Prüfen, Auswerten, Anpassen & Erstellen) durchführen. Nachdem die Schritte durchgeführt worden sind, erstellen die Energiefachleute eine Ergebnis-Datei, welche sie zurück an die Immobilienverwaltung übermitteln.
Nun führen Sie als Immobilienverwalter ihre Arbeit fort. Sie verarbeiten die Ergebnisse und erstellen eine Nebenkostenabrechnung, womit der Prozess endet (Schritte 5 & 6). Innerhalb des Prozesses bleiben beide Parteien, sowohl die Immobilienverwaltung als auch die Energiefachleute in Ihrem „Aufgabengebiet“, da alle wichtigen Informationen in der Datei enthalten sind und auf diesem Wege übertragen werden.