Manuelle Buchung erfassen / bearbeiten / löschen / kopieren

Manuelle Buchungen werden in Fairwalter notwendig, um Geschäftsvorfälle abzubilden, die nicht automatisiert durch das System erfasst werden dazu gehören z.b Bankspesen, Bareinkäufe, Umbuchungen (wie z. B. Abschlussbuchungen) oder manuelle Korrekturen.

Navigation 

Navigieren Sie im linken Menüreiter auf Buchhaltung und wählen Sie im Anschluss die jeweilige Liegenschaft aus, für welche Sie manuelle Buchungen erfassen oder einsehen möchten.

 

Neue Buchung erfassen

Um eine manuelle Buchung vorzunehmen, klicken Sie oben im Reiter auf Journal und anschliessend auf den Button + Neue Buchung. Es öffnet sich eine Eingabemaske, in der Sie das Datum, den Buchungstext sowie die entsprechenden Soll- und Haben-Konten definieren können.

 

Buchungsmaske ausfüllen

Sobald sich das Fenster Neue Buchung öffnet, können Sie alle relevanten Details für Ihren Buchungssatz hinterlegen. Die mit einem roten Sternchen (*) markierten Felder sind Pflichtfelder:

• Geschäftsjahr: Das Geschäftsjahr ist standardmässig auf das aktuell gewählte Jahr eingestellt. Möchten Sie in einem anderen Jahr buchen, müssen Sie die Maske schliessen, zuerst das Geschäftsjahr in der Hauptansicht wechseln und danach die Buchung neu öffnen.

• Buchungsdatum: Geben Sie das Datum an, an dem der Geschäftsvorfall stattgefunden hat.

• Externe Belegnummer: Hier können Sie die Nummer des physischen Belegs (z. B. Quittungsnummer oder Rechnungsnummer) zur besseren Nachverfolgbarkeit eintragen.

• Buchungstext: Beschreiben Sie kurz und prägnant, worum es sich bei der Buchung handelt (z. B. "Einkauf Salz").

• Betrag: Geben Sie den Bruttobetrag der Buchung ein.

• Soll- und Habenkonto: Wählen Sie die entsprechenden Konten aus Ihrem Kontenplan aus. Über den blauen Pfeil-Button zwischen den Konten können Sie Soll und Haben bei Bedarf mit einem Klick tauschen.

• Beleg-Upload: Auf der rechten Seite haben Sie die Möglichkeit, den digitalen Beleg (z. B. einen Scan oder ein Foto der Quittung) direkt per Drag-and-Drop hochzuladen.

Klicken Sie abschliessend auf Speichern, um die manuelle Buchung fest in das Journal zu übernehmen.

 

Manuelle Buchungen verwalten

Manuelle Buchungen erkennen Sie im System an der automatisch generierten Belegnummer, welche bei diesen Einträgen immer mit M000... beginnt. Für die Verwaltung dieser Buchungen stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Bearbeiten: Über den Bearbeiten-Button können Sie Korrekturen an einer bestehenden manuellen Buchung vornehmen.

• Einsehen: Durch Klick auf den Beleg-Button lässt sich die gesamte Buchung inklusive aller Details und Anhänge anzeigen.

• Duplizieren & Löschen: Im 3-Punkte-Menü haben Sie die Möglichkeit, die Buchung zu duplizieren (kopieren) oder unwiderruflich zu löschen.