Wie erstelle ich eine neue Kreditorenrechnung und wie lösche ich erstellte Rechnungen? Unser digitale Kreditorenworkflow digitalisiert den ganzen Prozess. Die QR Rechnung wird automatisch ausgelesen und ein Buchungsvorschlag generiert.
Dokument hochladen und betreffende Liegenschaft anwählen
Hier können Sie eine oder mehrere Dateien gleichzeitig hochladen, auch aus einem gesamten Ordner. Wählen Sie zunächst die relevanten Dateien aus, entweder über die "Durchsuchen"-Funktion oder per "Drag-and-Drop" direkt in das Fenster.
Aus jeder hochgeladenen Datei wird automatisch eine Rechnung erstellt. Sie haben bereits die Möglichkeit, die Rechnungen einer Liegenschaft zuzuordnen. Alternativ können Sie dies später tun, nachdem die QR-Codes ausgelesen wurden und Sie die jeweilige Rechnung bearbeiten. Abschliessen klicken Sie auf „Speichern“, um den Vorgang abzuschliessen.
Rechnung wird ausgelesen
Rechnung kann nun bearbeitet werden
Daten Eintragen
Absender sowie Buchungstext:
Falls die hochgeladene Kreditorenrechnung einen QR-Einzahlungsschein enthält, werden diese Angaben automatisch ausgefüllt. Andernfalls können sie manuell ergänzt werden.
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Absender: Der Rechnungssteller.
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Buchungstext: Beschreibt den Zweck der Transaktion und erleichtert die Nachvollziehbarkeit der Buchung.
Wählen Sie den Buchungstyp:
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Gesamte Rechnung: Die gesamte Rechnung wird auf dieselbe Liegenschaft und dasselbe Buchhaltungskonto gebucht.
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Pro Rechnungsposition: Die Rechnung wird aufgeteilt, sodass einzelne Positionen verschiedenen Liegenschaften und oder Buchhaltungskonten zugeordnet werden können.
Rechnungspositionen
Wenn die Rechnung auf mehrere Positionen aufgeteilt wird, können Sie über „Hinzufügen“ die gewünschten Positionen anlegen.
Geben Sie anschliessend eine Beschreibung, den Betrag sowie das Buchungsdatum an.
Hinweis: Das Buchungsdatum für Nebenkosten relevante Rechnungen muss innerhalb der jeweiligen Nebenkostenperiode liegen.
Empfänger Bankkonto
Falls die hochgeladene Kreditorenrechnung einen QR-Einzahlungsschein enthält, wird das Empfängerkonto automatisch als Kreditorenbankkonto in Fairwalter angelegt und muss nicht manuell erfasst werden.
Falls kein QR-Einzahlungsschein vorhanden ist, erfassen Sie das Empfängerbankkonto manuell, in dem Sie auf den "+ Hinzufügen" Button klicken.
Rechnungsdatum angeben
Tragen Sie das Rechnungsdatum ein, dieses kann vom Buchungsdatum abweichen.
Bei "Zahlbar bis" tragen Sie ein, bis wann die Rückvergütung erfolgen soll. Fairwalter berechnet standardmässig eine Frist von 30 Tagen nach dem Rechnungsdatum.
Wählen Sie die Liegenschaft aus
Verbuchung der Kreditoren Positionen / der Gesamtrechnung
Wählen Sie die passenden Sollkonten aus. Um das richtige Konto zu finden, können Sie entweder nach dem Kontonamen oder der Kontonummer suchen.
Die Buchung wird dann wie folgt lauten:
Soll: «ausgewähltes Sollkonto» – Haben: 2000 - Kreditor
Zahlungsausgangsdatum und Bankkonto Zahlungsausgang
Das Zahlungsausgangsdatum ist relevant, wenn Sie mit einer Pain-Datei (auch Bankfile genannt) arbeiten möchten, damit Ihre Bank weiss, wann die Zahlung durchgeführt werden soll. Wichtig: Wenn Sie mit der Pain-Datei arbeiten, muss das Zahlungsdatum entweder der heutige Tag oder ein zukünftiges Datum sein.
Wählen Sie beim Konto Zahlungsausgang das Konto aus, das Sie für die Bezahlung der Rückvergütung verwenden werden.
Bestätigen Sie mit "Speichen und Schliessen"
