Erfassen von Kreditorenrechnungen

Beleg hochladen

Klicken Sie im linken Menüreiter auf "Kreditoren". Im Anschluss können Sie im blauen Balken die Kreditorenbelege entweder als PDF oder JPG per Drag and Drop hineinziehen oder durch Anklicken die Rechnung suchen.

Status: Daten werden ausgelesen

Nach dem erfolgreichen Hochladen wechselt der Status der Rechnung zu "Daten werden ausgelesen". Sobald dieser Prozess abgeschlossen ist, ändert sich der Status wie folgt:

• "Rechnungs Info benötigt": Falls noch Informationen wie Bankkonto manuell ergänzt werden müssen.

• "Rechnungs Info komplett": Falls alle wichtigen Daten, wie Bankkonto und Positionen, erfolgreich ausgelesen werden konnten.
  
  Klicken Sie danach bei der Kreditorenrechnung auf den Bearbeiten Button, um mit der Verbuchung und Zuordnung zu starten.

# Schritt 1 - Rechnungsdaten

In diesem Schritt werden Daten wie der Kreditor, die Rechnungsbezeichnung, die QRR oder der Zahlungszweck, das Rechnungsdatum und das "Zahlbar bis"-Datum sowie die Rechnungspositionen ausgefüllt.

Bezeichnung und Kreditorenkonto

Die Rechnungsbezeichnung wird später in der Kreditoren übersicht angezeigt. Am besten bezeichnen Sie die Rechnung so, dass Sie im späteren Verlauf der Zeit noch wissen, um welche Rechnung es sich handelt.

Falls kein QR-Einzahlungsschein Teil der Rechnung ist und Sie zum ersten Mal eine Rechnung dieses Kreditors in Fairwalter hochladen, so müssen Sie das Kreditorenkonto (Bankkonto des Kreditors) einmalig manuell erfassen.

Wenn dies nicht die erste Rechnung des Kreditors ist, können Sie im Dropdown-Menü nach dem Kreditoren-Bankkonto suchen.

Wenn der QR-Einzahlungsschein beim Upload dabei ist und dies die erste Rechnung des Kreditors ist, wird das Kreditoren-Bankkonto automatisch angelegt. Beim zweiten Upload dieses Kreditors wird das Bankkonto dann bereits vorausgefüllt sein.

Zahlungszweck oder QRR / Rechnungsdatum

Falls der Kreditor eine QR-IBAN hat, so wird eine QRR benötigt, welche automatisch befüllt wird.

Wenn der Kreditor mit einer IBAN arbeitet, so können Sie der Zahlung einen Zahlungszweck geben. Dieser wird dann im Zahlungsfile mitverwendet.

Das Rechnungsdatum wird, wenn möglich, aus dem Rechnungsbeleg ausgelesen und direkt abgefüllt, ebenso wie das Zahlbar bis Datum. Wenn das Zahlbar bis Datum nicht auf dem Rechnungsbeleg ersichtlich ist, rechnet Fairwalter vom Rechnungsdatum, mit 30 Tagen. Dies kann bei Bedarf angepasst werden.

Rechnungspositionen

Wenn die Rechnung mehrere Rechnungspositionen hat, so werden bei aktivem Kreditoren-AI automatisch alle Positionen einzeln aufgelistet, sodass diese im zweiten Schritt auf verschiedene Liegenschaften und/oder verschiedene Buchhaltungskonten gebucht werden können.

Wenn Sie gewisse Positionen nicht einzeln haben möchten, so können Sie diese markieren und anschliessend auf den Button "Zusammenführen" klicken. So werden die markierten Positionen zusammengeführt.

Für Kunden ohne den Kreditoren-AI, welche mehrere Rechnungspositionen haben möchten, kann dies gemacht werden, indem man auf "+Hinzufügen" klickt. Anschliessend kann man dann eigene Rechnungspositionen erfassen.

!Für Kunden, welche MWST-pflichtig sind, muss für die MWST eine Position erstellt werden.

Notizen

Falls Sie interne Notizen zur Rechnung erfassen möchten, so können Sie dies hier tun.

# Schritt 2 - Zuordnung Liegenschaft

In diesem Schritt ordnet man nun die Rechnungspositionen oder die gesamte Rechnung einer oder mehreren Liegenschaften zu. Man hat auch die Möglichkeit, die Rechnungspositionen Mietobjekten und Assets zuzuordnen.

Zuordnung der gesamten Rechnung auf eine Liegenschaft

Wählen Sie hier die gewünschte Liegenschaft aus dem Dropdown-Menü, um die gesamte Rechnung dieser Liegenschaft zuzuordnen. Optional kann man die gesamte Rechnung auch einem Mietobjekt und einem Asset zuordnen.

Zuordnung auf mehrere Liegenschaften oder Mietobjekte

Aktivieren Sie den Haken bei "Rechnung auf mehrere Liegenschaften oder Objekte aufteilen".

Im Anschluss sehen Sie die Auflistung aller Rechnungspositionen. Hier können Sie nun die einzelnen Positionen auf Liegenschaften, Objekte und Assets zuordnen.

Kleiner Tipp: Wenn mehrere Positionen die gleiche Zuordnung haben, können Sie den "Kopieren Button" betätigen. So werden die ausgewählten Werte auf die anderen Positionen kopiert.

# Schritt 3 – Buchhalterische Verbuchung

In diesem Schritt werden nun die Rechnungspositionen / die Rechnung verbucht sowie das Buchhaltungskonto und das Buchungsdatum definiert.

Sollkonto definieren

Wählen Sie nun jeweils die passenden Sollkonten für die Rechnungspositionen aus.

Wenn Sie nur eine Position haben und von diesem Kreditor schon einmal eine Rechnung verbucht wurde, so wird das hinterlegte oder das vom letzten Mal verwendete Buchhaltungskonto vorgeschlagen. (link)

Bitte achten Sie bei der Verbuchung darauf, dass diese buchhalterisch korrekt erfolgt. Das heisst, dass das richtige Sollkonto ausgewählt wird.

Buchungsdatum, Zahlung per und Konto Zahlungsausgang

• Zahlung per: Dieses Datum wird für den Zahlungsausgang genommen, wenn mit dem Zahlungsfile gearbeitet wird.

• Buchungsdatum: Ist das Datum, wann diese Buchungen gebucht werden. Achten Sie darauf, dass, wenn dies Nebenkosten-relevante Buchungen sind, diese in die korrekte Nebenkostenperiode gebucht werden.

• Konto Zahlungsausgang: Wird für das Zahlungsfile verwendet.

Abschluss

Sobald die Rechnung fertig erfasst/verbucht wurde, ändert sich der Status auf "Bereit zur Zahlung".

Im nächsten Schritt kann nun die Bezahlung der Rechnung getätigt werden.

Mögliche Optionen finden Sie hier. Die Anleitungen dazu:

• Per Zahlungsfile: Artikel folgt in kürze 

• Per Bankabgleich: Bankabgleich

• Manuell: Kreditoren: Zahlungen manuell erfassen