Dokumente auf verschiedenen Ebenen hochladen
In Fairwalter müssen Dokumente nicht zentral liegen, sondern können genau dort hinterlegt werden, wo sie hingehören. Sie können Dateien auf folgenden Ebenen hochladen:
- Liegenschaftsebene (z. B. Grundbuchauszüge, Versicherungsabschlüsse)
- Gebäudeebene (z. B. Pläne, Serviceverträge für Lift oder Heizung)
- Objektebene (z. B. wohnungsspezifische Dokumente)
- Vertragsebene (z. B. unterzeichnete Mietverträge, Kündigungsschreiben)
- Personenebene (z. B. Ausweiskopien, Betreibungsauszüge)
Unterstützte Dateitypen und Grössenbeschränkung
Beim Upload werden alle gängigen Dokumenten- und Bildformate unterstützt. Bitte beachten Sie dabei die maximale Dateigrösse von 8.0 MiB pro Dokument.
Zugelassene Dateitypen:
- Dokumente:
.pdf,.txt,.doc,.docx,.xls,.xlsx,.ppt,.pptx,.odt,.ods,.odp - Bilder & Grafiken:
.jpeg,.jpg,.png,.webp,.heic
Dokumente mit Tags (Typen) versehen
Um in Ihrer Ablage stets den Überblick zu behalten, können Sie jedes hochgeladene Dokument mit einem passenden Tag (Dokumententyp) versehen. Durch diese Kategorisierung lassen sich die Dokumente im späteren Verlauf wesentlich schneller auffinden.
Je nachdem, auf welcher Ebene Sie ein Dokument hochladen oder bearbeiten, stehen Ihnen unterschiedliche, spezifische Tags zur Auswahl:
- Auf Liegenschaftsebene: Bild, Diverses, Finanzen, Korrespondenz, Plan, Reglement, Schliessplan, Servicevertrag
- Auf Gebäudeebene: Bild, Diverses, Plan, Versicherung
- Auf Objektebene: Bild, Diverses, Plan, Protokoll
- Auf Vertragsebene: Diverses, Korrespondenz, Vertrag
- Auf Personenebene: Diverses, Korrespondenz, Persönliche Informationen
Die zentrale Dokumentenübersicht
Wenn Sie im linken Menüreiter auf Dokumente klicken, gelangen Sie in die Gesamtübersicht. Hier laufen alle Dokumente zusammen. Je nachdem, welche Filter Sie aktiv gesetzt haben, sehen Sie alle Dateien, die auf den verschiedenen oben genannten Ebenen hochgeladen wurden.
Filteroptionen: Dokumente blitzschnell finden
Wenn Ihre Dokumentenablage wächst, helfen Ihnen die flexiblen Such- und Filterfunktionen dabei, die gewünschte Datei sofort zu finden:
- Suchfeld: Suchen Sie direkt nach der spezifischen Dateibezeichnung (Name des Dokuments).
- Globaler Filter: Schränken Sie die Ansicht im oberen Bereich der App ein.
- Spezifische Filter: Filtern Sie die Liste gezielt nach Gebäude, Objekt, Vertrag oder den zugewiesenen Tags/Typen.
Dokumente herunterladen
Sie können jedes hochgeladene Dokument jederzeit wieder lokal speichern. Klicken Sie dazu in der Dokumentenliste beim gewünschten Dokument einfach auf das Download-Symbol (Pfeil nach unten) oder öffnen Sie das Dokument über das Auge-Symbol, um es anzusehen und direkt aus der Vorschau heraus herunterzuladen. 
Massen-Download (Bulk Download) für Administratoren
Wenn Sie über Administrator-Benutzerrechte verfügen, können Sie in der zentralen Dokumentenübersicht auch mehrere Dokumente gleichzeitig als Sammel-Download herunterladen:
- Klicken Sie in der Übersicht auf den Button Herunterladen.
- Nutzen Sie die Optionen im angezeigten Fenster, um den Export genauer einzuschränken. Sie können den Download nach Mandat, Liegenschaft, Gebäude, Objekt, Vertrag, einem bestimmten Dokumententyp (Tag) oder nach einem exakt definierten Upload-Zeitraum eingrenzen.
Das System erstellt im Anschluss ein ZIP-File für den Download. Je nach Datenmenge kann dies ein wenig Zeit in Anspruch nehmen. Sobald die Dokumente für den Download bereit sind, werden Sie über das Glocken-Symbol (oben rechts) darüber informiert. 
Dokumente löschen
Falls Dokumente nicht mehr benötigt werden oder irrtümlich hochgeladen wurden, können Sie diese wie folgt entfernen:
- Einzelne Dokumente löschen: Sie können Dokumente direkt an ihrem jeweiligen Hochladungsort (z. B. direkt im Vertrag oder beim Objekt etc.) löschen, indem Sie auf das Mülleimer-Symbol klicken.
- Mehrere Dokumente gleichzeitig löschen (Massenlöschung): Möchten Sie mehrere Dokumente auf einmal entfernen, empfiehlt sich der Weg über die zentrale Dokumentenübersicht. Markieren Sie dort über die Kontrollkästchen alle zu löschenden Dokumente und klicken Sie anschliessend auf den Button Löschen.
⚠️ Wichtig: Dieser Prozess ist unwiderruflich und kann nicht rückgängig gemacht werden. Einmal gelöschte Dokumente sind dauerhaft aus dem System entfernt.
💡Wie sie alle weiteren Dokumente wie Belege, Kreditorenrehnungen, Vertragsdaten etc herunterladen können erfahren Sie hier.