Checkliste Best Practice : 7 Schritte zur sauberen digitalen Nebenkostenabrechnung
Fairwalter digitalisiert den gesamten Prozess der Nebenkostenabrechnung vom ersten Beleg bis zur fertigen Einzelabrechnung. Über 1'500 Nutzer:innen in der Schweiz erstellen ihre Abrechnungen professionell und revisionssicher mit der Plattform. Diese Checkliste zeigt Ihnen in sieben Schritten, wie Sie Ihre digitale Nebenkostenabrechnung sauber vorbereiten, prüfen und abschliessen.
1. Voraussetzungen schaffen
Informieren Sie Ablesefirmen frühzeitig über die bevorstehende Abrechnungsperiode. Prüfen Sie, ob die VKA-Schnittstelle korrekt eingerichtet ist, damit Verbrauchsdaten von Anbietern wie Enpuls oder NeoVac direkt eingelesen werden können. Andernfalls erfassen Sie die Verbrauchdaten manuell.
Gleichen Sie Ihre Bankkonten mit der Liegenschaftsbuchhaltung ab. Stellen Sie sicher, dass alle Zahlungseingänge korrekt den Sollstellungen zugeordnet sind und keine offenen Differenzen bestehen.
Halten Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung laufend à jour. Jede Rechnung sollte direkt bei Eingang dem richtigen Konto und der richtigen Kostenstelle zugewiesen werden.
Definieren Sie ein einheitliches Vorgehen im Team. Klare Buchungsregeln, einheitliche Buchungstexte und eine konsistente Kontierung bilden die Grundlage für eine saubere Abrechnung. Der ditiale Kreditorenworkflwo von Fairwalter unterstütz Sie dabei.
2. Daten und Belege vorbereiten
Prüfen Sie jede Kostenposition einzeln: Stimmt die Abrechnungsperiode? Ist das richtige Buchhaltungskonto hinterlegt? Wurde die korrekte Kostenstelle zugewiesen? Fairwalter untestütz Sie mit einer integrierten und intelligenten checkliste.
Kontrollieren Sie, ob Positionen aufgeteilt werden müssen, etwa bei Liegenschaften mit gemischt genutzten Flächen. Mit Fairwalter lassen sich Verteilschlüssel und Konten pro Liegenschaft individuell definieren, wodurch sich jede Kostenposition nachvollziehbar zuordnen lässt.
Stellen Sie sicher, dass alle Belege digital vorliegen. Die automatische Übernahme der Kosten aus dem Kreditorenworkflow macht manuelle Übertragungen überflüssig und reduziert Fehlerquellen. Zudem werden die Belege digital abgelegt.
3. Vorperiode und Mieterspiegel vergleichen
Vergleichen Sie die aktuellen Kostenstellen und Konten mit der Vorperiode. Prüfen Sie, ob wiederkehrende Buchungen vollständig erfasst sind und ob sich Abweichungen erklären lassen.
Gleichen Sie die Umlagen mit dem Mieterspiegel ab. Stimmen Akontobeiträge und Pauschalen noch mit den tatsächlichen Kosten überein? Falls Anpassungen nötig sind, dokumentieren Sie diese nachvollziehbar.
Nutzen Sie den integrierten Vorjahresvergleich zur schnellen Plausibilisierung. Auffällige Abweichungen lassen sich so identifizieren, bevor die Abrechnung an die Mietparteien geht.
4. Verteilschlüssel und Abrechnungsvorlage prüfen
Überprüfen Sie für jede Liegenschaft, ob die hinterlegten Verteilschlüssel aktuell sind. Zählerstände, Wohnflächen oder personenbezogene Schlüssel können sich durch Mieterwechsel oder bauliche Veränderungen ändern.
Wählen Sie die passende Abrechnungsvorlage aus oder passen Sie individuelle Konten und Schlüssel an. Fairwalter speichert Verteilschlüssel automatisch und verwendet sie bei der nächsten Abrechnung wieder, was den Aufwand deutlich reduziert.
Achten Sie darauf, dass Mieterwechsel und Leerstand korrekt aufgeschlüsselt werden. Die Abrechnung muss jeden Vertrag anteilig berücksichtigen.
5. Abrechnung erstellen und QR-Rechnungen generieren
Erstellen Sie die Nebenkostenabrechnung auf Knopfdruck. Von der Kostenübernahme aus der Buchhaltung über die Verteilung bis zur fertigen Debitorenrechnung läuft der gesamte Prozess in einem System.
Generieren Sie die QR-Rechnungen für Ihre Mietparteien im Bulk-Download. So erhalten alle Mietenden eine einheitliche, professionelle Abrechnung mit korrektem Einzahlungsschein.
Exportieren Sie bei Bedarf alle Belege pro Abrechnungsperiode. Falls Mietparteien Einsicht wünschen, lassen sich sämtliche Dokumente mit einem Klick herunterladen.
6. Zahlungseingang und Mahnwesen steuern
Überwachen Sie den Zahlungseingang systematisch. Dank automatisierter Zahlungszuordnung erkennen Sie sofort, welche Beträge noch offen sind.
Leiten Sie bei ausbleibenden Zahlungen das Mahnverfahren ein. Fairwalter erstellt automatisierte Mahnläufe, sodass Fristen eingehalten und Zahlungsausfälle minimiert werden.
Passen Sie die Akontobeiträge für die nächste Periode an die tatsächlichen Kosten an. So vermeiden Sie zu hohe Nachzahlungen oder zu grosse Guthaben bei der nächsten Abrechnung.
7. Abrechnung archivieren und auswerten
Archivieren Sie die fertige Abrechnung inklusive aller Belege digital. Mit der zentralen Dokumentenablage von Fairwalter sind alle Unterlagen jederzeit auffindbar und revisionssicher gespeichert.
Nutzen Sie die branchenspezifischen Reporting-Funktionen, um Kennzahlen wie Kostenentwicklung und Abrechnungsquote im Blick zu behalten. Ein professionelles Reporting steht Ihnen jederzeit als PDF- oder Excel-Export zur Verfügung.
Dokumentieren Sie Optimierungspotenziale für die nächste Abrechnungsperiode. Wo gab es Verzögerungen? Welche Positionen haben Rückfragen ausgelöst? Diese Erkenntnisse fliessen direkt in den nächsten Abrechnungszyklus ein.
Das Ergebnis: Saubere Abrechnung mit deutlich weniger Aufwand
Wer die sieben Schritte dieser Checkliste konsequent umsetzt, erstellt eine nachvollziehbare und vollständige Nebenkostenabrechnung mit deutlich weniger Aufwand für die Bewirtschaftung. Fairwalter ermöglicht es Vermieter:innen und Bewirtschafter:innen in der Schweiz, diesen Prozess einfach, ortsunabhängig und professionell abzuwickeln.
Alle Details zu Abwicklung in Fairwalter ist hier in unserem Helpcenter beschreiben.
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