Mahnwesen in der Immobilienbewirtschaftung, wie Immobilienbewirtschafter richtig vorgehen
Zahlungsverzüge gehören zum Alltag in der Immobilienbewirtschaftung. Für Bewirtschafter ist es entscheidend, in solchen Situationen rechtlich korrekt, konsequent und dennoch menschlich zu handeln.
Einleitung
Ein strukturiertes Mahnwesen sorgt nicht nur für eine stabile Liquidität, sondern auch für eine professionelle Beziehung zwischen Mieter und Vermieter. In der Schweiz ist das Vorgehen klar gesetzlich geregelt. Fehler können jedoch schwerwiegende Folgen haben, welche mit Mietzinsverlusten enden können.
Gesetzliche Grundlage und Bedeutung des Mahnwesens
Die rechtliche Basis des Mahnwesens im Mietrecht bildet Artikel 257d des Obligationenrechts (OR). Dieser Artikel regelt das Vorgehen bei Zahlungsverzug eines Mieters eindeutig: Bleibt der Mieter nach Übernahme der Mietsache mit fälligen Mietzinsen oder Nebenkosten im Rückstand, kann der Vermieter ihm schriftlich eine Zahlungsfrist setzen und gleichzeitig androhen, dass das Mietverhältnis bei unbenütztem Ablauf dieser Frist gekündigt wird.
Für Wohn- und Geschäftsräume gilt eine Mindestfrist von 30 Tagen, bei anderen Mietverhältnissen mindestens zehn Tage. Wird die Forderung innert dieser Frist nicht beglichen, kann der Vermieter fristlos (bei Geschäftsräumen) oder mit einer Frist von 30 Tagen auf Ende eines Monats kündigen.
Für Immobilienbewirtschafter bedeutet das: Wer die gesetzlichen Vorgaben nicht einhält, riskiert, dass die Kündigung später als ungültig erklärt wird. Daher ist ein sauber dokumentierter, formell korrekter Ablauf unerlässlich.
Das Fundament: Mietvertrag und Buchhaltung
Ein korrekt unterzeichneter Mietvertrag gilt als Rechtsöffnungstitel und ist damit die Grundlage jeder Betreibung. Wichtig ist, dass alle Nachträge zum Mietvertrag rechtsgültig abgeschlossen und sauber archiviert sind. Weitere Vereinbarungen ausserhalb des Vertrags sollten vermieden werden, da sie den Rechtsweg erschweren können.
Auch die Mietzinsbuchhaltung muss stets aktuell sein. Nur wer offene Posten klar belegen kann, ist im Streitfall abgesichert. Für Bewirtschafter empfiehlt es sich, regelmässige Mietzinskontrollen zu führen, damit Rückstände frühzeitig erkannt und bearbeitet werden können.
Sanft oder streng? Die Philosophie des Mahnwesens
In der Praxis gibt es zwei Ansätze: das „freundliche“ und das „harte“ Mahnwesen.
Beim freundlichen Mahnwesen erhalten Mieter zunächst eine höfliche Zahlungsaufforderung, bevor eine offizielle Mahnung mit Kündigungsandrohung folgt. Diese Vorgehensweise eignet sich vor allem bei langjährigen Mietern oder erstmaligen Zahlungsverzügen.
Das strenge Mahnwesen hingegen sieht vor, dass bereits bei der ersten Mahnung die Kündigungsandrohung (OR Art. 257d) enthalten ist. Diese Variante ist zwar konsequent, kann aber in sensiblen Fällen als unverhältnismässig wahrgenommen werden. Wichtig ist, in jeder Hausverwaltung eine klare Linie zu definieren und sie konsequent umzusetzen. Wer gar kein Mahnwesen führt oder nur unverbindlich „droht“, riskiert im Ernstfall Nachteile, da Gerichte ein solches Verhalten als zu passiv bewerten könnten.
Wenn der Mieter wegen eines Mangels nicht zahlt
Häufig begründen Mieter ihre Zahlungsverweigerung mit einem angeblichen Mangel an der Mietsache. In solchen Fällen darf der Mietzins nicht einfach einbehalten werden. Der Mieter muss den Mangel über die Schlichtungsbehörde geltend machen und den Mietzins dort hinterlegen. Solange dies nicht geschieht, bleibt der Rückstand rechtlich bestehen und kann gemahnt werden.
Bewirtschafter sollten solche Fälle sorgfältig dokumentieren und prüfen, ob die Beanstandung berechtigt ist. Forderungen, die Gegenstand eines laufenden Rechtsverfahrens sind, dürfen jedoch nicht gemahnt werden.
Oft hilft eine persönliche oder zumindest telefonische Aussprache mit der Mieterschaft. Besser eine kulante Handhabung oder Lösung anstreben, als einen langwierigen Rechtsstreit durchführen.
Mahnung mit Kündigungsandrohung – Form und Zustellung
Die Mahnung muss schriftlich erfolgen und an alle im Mietvertrag eingetragenen Personen adressiert werden. Gerade bei Paaren oder Wohngemeinschaften ist das essenziell, da eine Mahnung an nur eine Person rechtlich unwirksam sein kann.
Das Schreiben sollte in einer Landessprache formuliert und per Einschreiben verschickt werden. Wird das Einschreiben nicht abgeholt, bleibt der Nachweis dennoch gültig, sofern der Brief ungeöffnet aufbewahrt und zusätzlich eine Kopie per A-Post versandt wurde.
Zudem ist eine Zustellfrist einzuberechnen: Rechnen Sie sieben Tage für den Postweg ein, um die 30-Tage-Frist korrekt einzuhalten. Mahnungen sollten daher stets vor dem 22. eines Monats verschickt werden, wenn die Kündigung auf den Folgemonat fallen soll.
Betreibung und Kündigung
Bezahlt der Mieter nach Ablauf der Frist nicht, kann der Vermieter zwei Wege einschlagen: die Betreibung und/oder die Kündigung. Beide Verfahren sind voneinander unabhängig.
Bei der Betreibung empfiehlt es sich, getrennte Verfahren für verschiedene Forderungsarten einzuleiten – beispielsweise eine für Mietzinse gemäss Vertrag (Rechtsöffnungstitel) und eine für übrige Forderungen wie Nebenkosten oder Schadensersatz.
Die Kündigung erfolgt ausschliesslich auf dem amtlichen Formular des Kantons, und zwar an alle im Mietvertrag genannten Mieter. Dabei muss klar der Kündigungsgrund („Zahlungsrückstand gemäss Art. 257d OR“) angegeben sein. Gleichzeitig sollte der Verwaltungstermin für die Wohnungsabgabe mitgeteilt werden.
Fehler vermeiden, Fristen, Formulare, Folgen beachten
Die häufigsten Fehler im Mahnwesen sind verspätete oder fehlerhafte Kündigungen. Wird eine Kündigung zu spät zugestellt, verschiebt sich der Termin automatisch um einen weiteren Monat. Wird das falsche Formular verwendet oder nur ein Mieter angeschrieben, ist die Kündigung nichtig.
Besonders heikel sind unrechtmässige Kündigungen: Sie können nicht nur angefochten werden, sondern auch zu einer Sperrfrist führen, während der keine erneute Kündigung ausgesprochen werden darf. Bewirtschafter sollten daher ihre Vorlagen regelmässig prüfen und interne Kontrollprozesse etablieren.
Kommunikation und Menschlichkeit im Mahnprozess
Trotz aller rechtlichen Strenge darf der menschliche Aspekt nicht verloren gehen. Ein kurzes Gespräch oder eine sachliche telefonische Erinnerung kann viele Konflikte entschärfen. Gerade bei Mietern in schwierigen Lebenssituationen kann es sinnvoll sein, auf Hilfsangebote hinzuweisen, beispielsweise eine Ratenzahlung oder auf Sozialdienste oder Unterstützungsfonds.
Gleichzeitig ist es wichtig, klare Grenzen zu setzen: Wiederholte oder dauerhafte Zahlungsverzüge dürfen nicht zur Normalität werden. Ein konsequentes Mahnwesen schützt nicht nur den Eigentümer, sondern auch die Professionalität der Verwaltung.
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