Nebenkostenabrechnung in der Schweiz. Das müssen Immobilienbewirtschafter wissen
Eine korrekte Nebenkostenabrechnung ist für Immobilienbewirtschafter zentral. Diese schafft Transparenz, Vertrauen und schützt vor rechtlichen Auseinandersetzungen. In diesem Ratgeber erfahren Sie, welche Kosten zulässig sind, worauf Sie bei Mietverträgen achten müssen und wie Sie die Abrechnung effizient und gesetzeskonform erstellen.
Einleitung
Die Nebenkostenabrechnung ist für Immobilienbewirtschafter in der Schweiz weit mehr als eine reine Formalität. Sie ist ein zentrales Element einer transparenten, professionellen Verwaltung und trägt wesentlich dazu bei, das Vertrauen zwischen Mietern, Eigentümern und Bewirtschaftern zu stärken. Gleichzeitig birgt sie rechtliche und organisatorische Stolperfallen, die es zu vermeiden gilt. Wer die gesetzlichen Grundlagen kennt und seine Prozesse sauber strukturiert, kann viel Aufwand, Zeit und Diskussionen sparen.
Gesetzliche Grundlage für die Nebenkostenabrechnung
Die rechtliche Basis der Nebenkostenabrechnung bilden die Artikel 257a und 257b des Obligationenrechts (OR) sowie die Verordnung über Miete und Pacht (VMWG). Darin ist klar festgelegt, dass Nebenkosten nur dann geschuldet sind, wenn sie im Mietvertrag ausdrücklich vereinbart wurden. Fehlt diese Vereinbarung, trägt der Vermieter sämtliche Betriebskosten selbst.
Nebenkosten gelten als Entgelt für Leistungen, die mit dem Gebrauch der Mietsache unmittelbar zusammenhängen – etwa Heizung, Warmwasser, Hauswartung oder Allgemeinstrom. Der Mieter hat zudem jederzeit das Recht, Einsicht in die zugrunde liegenden Belege zu nehmen. Diese Transparenzpflicht ist für Immobilienbewirtschafter essenziell, denn sie schafft Nachvollziehbarkeit und vermeidet Konflikte.
Zulässige und nicht zulässige Kosten
Nur die tatsächlich entstandenen Betriebskosten dürfen auf die Mieter überwälzt werden. Dazu zählen insbesondere Energie- und Wasserkosten, Gebühren für Kehrichtentsorgung, Gartenpflege oder Hauswartung. Auch Verwaltungskosten im Zusammenhang mit der Abrechnung selbst sind zulässig. In der Praxis wird ein Zuschlag von rund drei Prozent (zuzüglich Mehrwertsteuer) als angemessen betrachtet.
Nicht anrechenbar sind hingegen alle Kosten, die der Werterhaltung oder Investition dienen, also Reparaturen, Erneuerungen oder Abschreibungen von Anlagen. Auch Leerstandskosten fallen grundsätzlich zu Lasten des Eigentümers. Wer solche Positionen dennoch verrechnet, riskiert Rückforderungen und Rechtsstreitigkeiten.
Akonto, Pauschale oder inklusive, was ist die richtige Vertragsform
Die Art der Abrechnung hängt massgeblich von der Vereinbarung im Mietvertrag ab. Am gebräuchlichsten ist die Akontozahlung, bei der die Mieter monatliche Vorauszahlungen leisten und einmal jährlich eine detaillierte Abrechnung erhalten. Dabei kann es zu Nachforderungen oder Rückzahlungen kommen.
Alternativ kann eine Pauschale vereinbart werden. In diesem Fall entfällt die jährliche Abrechnung, der Betrag muss jedoch im Durchschnitt über drei Jahre betrachtet angemessen bleiben. Sind die Nebenkosten „im Mietzins inbegriffen“, ist keine separate Abrechnung zulässig.
Entscheidend ist in jedem Fall, dass die gewählte Variante klar und präzise im Mietvertrag festgehalten wird. Allgemeine Formulierungen wie „weitere Betriebskosten“ oder „übliche Nebenkosten“ genügen den Anforderungen nicht und führen häufig zu Beanstandungen.
Sorgfältige Erstellung der Abrechnung
Eine korrekte Nebenkostenabrechnung beginnt bei einer lückenlosen Buchführung. Alle Kosten müssen durch Originalbelege belegt und klar zugeordnet werden können. Anschliessend erfolgt die Verteilung auf die einzelnen Mietparteien in der Regel nach Wohnfläche, Anzahl Einheiten oder gemessenem Verbrauch. Hierfür lohnt sich den Einsatz einer professionellen Immobiliensoftware.
Bei der Aufbereitung der Abrechnung empfiehlt sich eine klare und verständliche Darstellung, die sowohl die Gesamtkosten als auch den Anteil jedes Mieters nachvollziehbar ausweist. Bewirtschafter sollten die Abrechnung zeitnah, spätestens innerhalb von sechs Monaten nach Ende des Abrechnungsjahres, versenden. Ein zu später Versand kann die Durchsetzbarkeit von Nachforderungen gefährden.
Gerade bei stark gestiegenen Energiepreisen lohnt sich zudem eine offene Kommunikation. Wer Mieter frühzeitig über Kostenentwicklungen informiert und Akontozahlungen anpasst, kann hohe Nachzahlungen vermeiden und die Akzeptanz der Abrechnung erhöhen.
Umgang mit Einsprachen und Verjährungsfristen
Mieter haben nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung ein Jahr Zeit, Einsprache zu erheben. In diesem Zeitraum sollten Bewirtschafter Belegeinsicht gewähren und auf sachliche Kritik eingehen. Oft lassen sich Differenzen mit einer Kulanzregelung gegenüber der Mieterschaft rasch und ohne rechtliche Schritte lösen.
Für Nachforderungen des Vermieters gilt eine Verjährungsfrist von fünf Jahren. Nicht abgerechnete Akontozahlungen hingegen verjähren nicht, hier ist es besonders wichtig, jährlich vollständig abzurechnen, um spätere Rückzahlungen zu vermeiden.
Auslagerung und Anpassung von Betriebskosten
Wenn bisher pauschal verrechnete Kosten, etwa die Hauswartung, künftig via Akonto abgerechnet werden sollen, handelt es sich um eine Vertragsänderung. Diese muss über das amtliche Formular erfolgen und unterliegt den gesetzlichen Fristen für Mietzinsanpassungen. Gleiches gilt, wenn neue Betriebskostenarten eingeführt werden sollen, die bisher nicht als Nebenkosten definiert waren.
Solche Anpassungen sind zwar administrativ aufwendig, können sich aber langfristig lohnen, insbesondere bei Liegenschaften, die nicht kurzfristig veräussert werden sollen.
Praxisempfehlung für Bewirtschafter zu der Nebenkostenabrechnung
Erfolgreiche BewirtschafterInnen achten darauf, dass ihre Mietverträge inhaltlich mit der Nebenkostenabrechnung übereinstimmen. Sauber formulierte Verträge, transparente und detaillierte Kostenaufstellungen und vernünftig kalkulierte Akontozahlungen schaffen Vertrauen und reduzieren Einsprachen. Gleichzeitig sollte jede Abrechnung auf Plausibilität geprüft und mit dem Vorjahr verglichen werden, um auffällige Abweichungen frühzeitig zu erkennen. Professionelle Immobiliensoftwareprodukte wie Fairwalter bieten einen Vorjahresvergleich der Nebenkosten an.
Nicht zuletzt ist auch der kommunikative Umgang entscheidend: Mieter schätzen eine transparente, faire und menschliche Verwaltung. Wer kleine Differenzen pragmatisch löst, wahrt langfristig das gute Verhältnis im Haus und stärkt das Image der Bewirtschaftung.
Die Nebenkostenabrechnung ist das Herzstück einer professionellen Liegenschaftsverwaltung. Sie verbindet juristische Präzision mit kaufmännischer Sorgfalt und transparentem Informationsmanagement. Immobilienbewirtschafter, die ihre Abrechnungen strukturiert, nachvollziehbar und fristgerecht erstellen, schaffen nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern auch Vertrauen – und das ist in der heutigen Bewirtschaftung ein unschätzbarer Wettbewerbsvorteil.
Fairwalter deckt alle nötigen Funktionen zur professionellen Nebenkostenabrechnung in der Schweiz ab.
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