Nebenkostenabrechnung Schweiz – Ihr Ratgeber für rechtssichere und effiziente Abwicklung

Einleitung

Die Nebenkostenabrechnung ist ein zentrales Element jeder professionellen Immobilienverwaltung. Sie ist weit mehr als eine blosse Auflistung von Zahlen – sie ist ein Vertrauensbeweis gegenüber Ihren Mieter:innen, ein Nachweis kaufmännischer Sorgfalt und ein rechtlich bindendes Dokument. Gerade in der Schweiz, wo Transparenz und rechtliche Sicherheit grossgeschrieben werden, entscheidet die Qualität der Abrechnung über eine harmonische Mietbeziehung und die Effizienz Ihrer Verwaltungsprozesse. Doch die organisatorische Komplexität ist hoch und Fehlerquellen sind zahlreich: fehlende Belege, falsch angewendete Verteilschlüssel oder versäumte Fristen können schnell zu aufwendigen Diskussionen und rechtlichen Auseinandersetzungen führen.

Dieser umfassende Ratgeber führt Sie Schritt für Schritt durch alle relevanten Aspekte der Nebenkostenabrechnung in der Schweiz. Wir beleuchten die rechtlichen Grundlagen, erklären die verschiedenen Vertragsformen und zeigen Ihnen, wie Sie eine korrekte Abrechnung erstellen. Zuletzt erfahren Sie, wie eine moderne Softwarelösung Sie dabei unterstützt, diesen Prozess nicht nur rechtssicher, sondern auch maximal effizient zu gestalten. Einen ersten Überblick über die Nebenkosten einer Liegenschaft erhalten Sie bereits in unserem weiterführenden Beitrag.

Rechtliche Grundlagen – Was sind Nebenkosten in der Schweiz?

Das Schweizer Mietrecht definiert Nebenkosten klar und unmissverständlich. Gemäss Art. 257a Abs. 1 des Obligationenrechts (OR) sind Nebenkosten das Entgelt für Leistungen, die mit dem Gebrauch der Mietsache unmittelbar zusammenhängen. Dazu gehören beispielsweise Heizung, Warmwasser oder die Kosten für den Hauswart. Die Verordnung über die Miete und Pacht von Wohn- und Geschäftsräumen (VMWG) präzisiert diese Bestimmungen weiter.

Die wichtigste Voraussetzung lautet: Nebenkosten sind nur dann geschuldet, wenn sie im Mietvertrag ausdrücklich und detailliert vereinbart wurden. Nach ständiger Praxis des Bundesgerichts (BGE 4C.24/2002 E.2.1) müssen die einzelnen Nebenkostenpositionen «eindeutig und genau» bezeichnet werden. Vage Formulierungen wie «übliche Nebenkosten» oder «allgemeine Betriebskosten» sind rechtlich unzulässig und führen dazu, dass die gesamte Nebenkostenabrede nichtig ist. In diesem Fall trägt der oder die Vermieter:in sämtliche Kosten selbst. Die einzelnen Positionen müssen direkt im Mietvertrag aufgeführt sein – ein blosser Verweis auf «Allgemeine Geschäftsbedingungen» genügt laut Bundesgericht nicht (Urteil 4P_323/2006).

Transparenz ist dabei nicht nur eine Empfehlung, sondern eine rechtliche Pflicht. Mieter:innen haben jederzeit das Recht, Einsicht in die Originalbelege zu verlangen, um die Abrechnung nachzuvollziehen (Art. 257b Abs. 2 OR). Eine Abrechnung muss gemäss Bundesgerichtsentscheid (BGer 4A_433/2014) so klar und verständlich sein, dass die Mieterschaft ersehen kann, «für welche Nebenkostenpositionen sie in welchem Umfang (Verteilschlüssel) belastet wird». Eine intransparente Auflistung von Zahlen ohne Detailangaben ist somit ungenügend.

Eine saubere Abgrenzung ist ebenfalls entscheidend: Kosten für Unterhalt und Reparaturen sind keine Nebenkosten. Sie dienen der Werterhaltung der Liegenschaft und sind durch den Nettomietzins abgedeckt.

Typische zulässige Nebenkosten

Die VMWG listet explizit auf, welche Kosten umlagefähig sind. Hier eine Auswahl der häufigsten Positionen:

Heizung und Warmwasser: Dazu zählen gemäss Art. 5 VMWG Kosten für Brennstoffe und Energie, der Betriebsstrom für Brenner und Pumpen, die Reinigung der Anlage, die Tankrevision, das Entkalken der Warmwasseranlage sowie die Kosten für die verbrauchsabhängige Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung (VHKA).
Hauswartung: Der Lohn des Hauswarts oder der Hauswartin sowie Sozialabgaben.
Gartenpflege: Regelmässige Arbeiten wie Rasenmähen, Unkraut jäten oder der Schnitt von Hecken.
Allgemeinstrom: Beleuchtung im Treppenhaus, Betrieb des Lifts oder der Waschküche.
Kehrichtgebühren: Grund- und Verbrauchsgebühren für die Abfallentsorgung.
Verwaltungskosten: Ein Honorar für den Aufwand der Abrechnungserstellung. Gemäss Art. 4 Abs. 3 VMWG ist dies auch ohne explizite Erwähnung im Vertrag zulässig. Üblich sind Sätze zwischen 3% und 4.5% der Gesamtsumme, wobei Schlichtungsbehörden oft maximal 3% akzeptieren.

Nicht zulässige Kosten

Folgende Posten dürfen grundsätzlich nicht auf die Mieterschaft umgelegt werden:

Reparaturen und Erneuerungen von Anlagen (z.B. Ersatz der Heizung).
Investitionen und Abschreibungen.
Leerstandskosten (diese trägt der oder die Eigentümer:in).

Sollten Sie im laufenden Mietverhältnis neue Nebenkosten einführen oder bestehende, bisher im Mietzins inbegriffene Positionen separat ausweisen wollen, handelt es sich um eine einseitige Vertragsänderung. Diese muss zwingend mit dem amtlichen Formular gemäss Art. 269d OR mitgeteilt werden. Wichtig: Der Nettomietzins muss dabei um den entsprechenden Betrag des Durchschnitts der letzten drei bis fünf Jahre reduziert werden, um eine verdeckte Mietzinserhöhung zu vermeiden.

Weiterführende Informationen:

Für detaillierte Beispiele für zulässige Nebenkosten lesen Sie unseren spezifischen Beitrag.
Eine klare Abgrenzung von Unterhalts- und Nebenkosten ist entscheidend.
Erfahren Sie im Detail, welche Kosten der Mieter tragen muss.

Akonto, Pauschale oder inklusive – welche Vertragsform ist richtig?

Die Art der Verrechnung muss im Mietvertrag klar definiert sein. In der Schweiz sind drei Modelle üblich:

Akonto: Dies ist die gängigste Methode. Die Mieter:innen leisten monatliche Akontozahlungen. Nach Ende der Abrechnungsperiode wird eine detaillierte Abrechnung erstellt, die zu einer Nachforderung oder einer Rückzahlung führt. Auch wenn die Akontozahlungen die tatsächlichen Kosten stark unterschreiten, ist die Nachforderung geschuldet, sofern die Abrechnung korrekt ist. Das Bundesgericht hat entschieden (BGE 132 III 24), dass Mieter:innen keinen Anspruch auf annähernd kostendeckende Akontobeträge haben. Um Konflikte zu vermeiden, empfiehlt sich jedoch, die Akontozahlungen realistisch anzusetzen und bei Bedarf anzupassen.
Pauschale: Hier wird ein fester monatlicher Betrag vereinbart, der alle Nebenkosten abdeckt. Es erfolgt keine jährliche Abrechnung. Gemäss Art. 4 Abs. 2 VMWG muss die Pauschale auf den Durchschnittswerten der letzten drei Jahre basieren. Dieses Modell bietet Planungssicherheit, birgt aber bei stark steigenden Kosten (z.B. Energiepreise) ein finanzielles Risiko für Vermieter:innen. Eine Anpassung der Pauschale ist möglich, erfordert aber ebenfalls das amtliche Formular für eine Vertragsänderung.
Inklusive: Bei dieser Variante sind alle Nebenkosten im Nettomietzins enthalten. Eine separate Abrechnung ist nicht zulässig und auch nicht möglich.

Fehlt eine klare Vereinbarung im Mietvertrag, gilt die gesetzliche Vermutung, dass alle Nebenkosten im Mietzins inbegriffen sind.

Die Erstellung – So erstellen Sie eine korrekte Nebenkostenabrechnung

Eine sorgfältige und nachvollziehbare Erstellung ist das A und O. Gehen Sie am besten Schritt für Schritt vor:

Belege sammeln und Kosten erfassen: Sammeln Sie alle relevanten Kreditorenrechnungen und Belege für die betreffende Abrechnungsperiode. Jede Position muss durch ein Originaldokument belegbar sein.
Kosten zuordnen und gliedern: Ordnen Sie die Kosten den im Mietvertrag definierten Positionen zu (z.B. Heizkosten, Hauswartung, Allgemeinstrom).
Verteilschlüssel definieren und anwenden: Der gewählte Verteilschlüssel muss sachgerecht und nachvollziehbar sein. Das Gesetz schreibt keine spezifische Methode vor, aber in der Praxis haben sich folgende Schlüssel etabliert:

Nach Fläche (m²): Die häufigste Methode für allgemeine Kosten.
Nach Verbrauch: Obligatorisch für Heiz- und Warmwasserkosten bei neueren Liegenschaften (VHKA), ansonsten die fairste Methode.
Nach Anzahl Wohneinheiten: Geeignet für neutrale Kosten wie TV-Anschlussgebühren.
Nach Personenanzahl: Rechtlich heikel und in der Praxis selten, da die Erfassung aufwendig und fehleranfällig ist.
Leerstehende Wohnungen müssen in die Verteilung einbezogen werden; den entsprechenden Anteil trägt die Eigentümerschaft. Detaillierte Informationen zu den verschiedenen Methoden finden Sie in diesem Ratgeber zu Verteilschlüsseln.

Abrechnung pro Mietpartei erstellen: Berechnen Sie für jede Mietpartei den individuellen Anteil an den Gesamtkosten, ziehen Sie die geleisteten Akontozahlungen ab und weisen Sie das Ergebnis (Guthaben oder Nachforderung) klar aus.
Abrechnungsfristen einhalten: Senden Sie die Abrechnung an die Mieter:innen. Zwar gibt es keine gesetzliche Frist, doch in der Praxis hat sich ein Zeitraum von maximal sechs Monaten nach Ende der Abrechnungsperiode etabliert.

Gerade bei manuellen Abrechnungen mit Excel-Tabellen schleichen sich schnell Fehler ein. Formelfehler, veraltete Vorlagen, die nicht dem Schweizer Recht entsprechen, oder eine lückenhafte Dokumentation sind typische Risiken. Im Streitfall tragen Sie als Vermieter:in die volle Beweislast für die Richtigkeit der Abrechnung. Eine fehlerhafte Abrechnung kann im schlimmsten Fall zur vollständigen Rückforderung der bezahlten Nebenkosten durch die Mieterschaft führen.

Unsere Empfehlungen:

Nutzen Sie unsere Checkliste und Vorlage für die Nebenkostenabrechnung als Orientierungshilfe.
Verstehen Sie, warum Excel-Vorlagen oft nicht ausreichen und professionelle Lösungen sicherer sind.

Fristen, Kommunikation und Transparenz

Eine professionelle Verwaltung zeichnet sich durch proaktive Kommunikation aus. Informieren Sie Ihre Mieter:innen frühzeitig über absehbare Kostensteigerungen, beispielsweise bei den Energiepreisen. Dies schafft Verständnis und erhöht die Akzeptanz von Nachforderungen. Viele Verwaltungen haben während der Energiekrise 2022/2023 präventiv eine freiwillige Erhöhung der Akontozahlungen empfohlen, um hohe Nachzahlungen zu vermeiden. Dies ist zwar keine rechtliche Pflicht, aber ein Zeichen von kundenorientiertem und vorausschauendem Handeln.

Ein jährlicher Vorjahresvergleich in der Abrechnung hilft zudem, die Kostenentwicklung transparent zu machen und Plausibilitätsprüfungen zu erleichtern. Moderne Softwarelösungen wie Fairwalter integrieren solche Vergleiche und die hinterlegten Verteilschlüssel automatisch, was die Nachvollziehbarkeit für alle Parteien massiv erhöht.

Häufige Fragen & Spezialfälle bei der Nebenkostenabrechnung

Im Verwaltungsalltag treten immer wieder Sonderfälle auf, die korrekt gehandhabt werden müssen.

Mieterwechsel im laufenden Jahr

Zieht ein:e Mieter:in unterjährig aus, hat weder diese:r noch der oder die Nachmieter:in Anspruch auf eine sofortige Zwischenabrechnung. Die Abrechnung erfolgt für beide Parteien erst nach Ende der regulären Abrechnungsperiode. Verbrauchsunabhängige Kosten werden pro rata temporis (anteilig nach Mietdauer) aufgeteilt. Verbrauchsabhängige Kosten wie Heizung müssen nach tatsächlichem Verbrauch oder, falls keine Zwischenzählerstände vorliegen, nach Erfahrungswerten (sogenannte Heizgradtage-Tabellen) verteilt werden.

Tod des Mieters

Nach dem Tod eines Mieters oder einer Mieterin haften die Erben für die Nebenkosten, die bis zum Todestag angefallen sind. Das Mietverhältnis wird in der Regel mit im Haushalt lebenden Personen fortgesetzt. Es empfiehlt sich, zwei getrennte Abrechnungszeiträume (vor und nach dem Todestag) auszuweisen, um die Haftung klar abzugrenzen.

Weitere Details zu diesen Fällen finden Sie hier:

Einsprache, Verjährung und Vertragsänderungen

Auch die rechtlichen Rahmenbedingungen für Beanstandungen und Fristen müssen Sie als Vermieter:in kennen.

Einsprachefrist

Entgegen einer weit verbreiteten Annahme gibt es keine gesetzliche Einsprachefrist von 30 Tagen. Eine solche Klausel auf Abrechnungen ist rechtlich nicht bindend. Mieter:innen können eine Abrechnung grundsätzlich bis zum Eintritt der Verjährung anfechten. Das Recht auf Belegeinsicht bleibt ebenfalls so lange bestehen.

Verjährung

Ihre Nachforderungen aus einer Nebenkostenabrechnung verjähren fünf Jahre nach Ablauf der Abrechnungsperiode. Umgekehrt können Mieter:innen zu viel bezahlte Nebenkosten innerhalb eines Jahres nach Kenntnis des Rückforderungsgrundes, aber maximal innert zehn Jahren zurückfordern. Wichtig: Die Verjährung wird von Gerichten oder Schlichtungsbehörden nicht automatisch beachtet, die entsprechende Partei muss sich explizit darauf berufen.

Vertragsänderungen

Möchten Sie die Art der Nebenkostenabrechnung ändern (z.B. eine neue Position aufnehmen), müssen Sie dies zwingend über das amtliche Formular für Mietvertragsänderungen tun und die geltenden Fristen (Kündigungsfrist plus 10 Tage Bedenkfrist) einhalten.

Die Lösung – Nebenkosten digital & rechtssicher abrechnen mit Fairwalter

Die manuelle Erstellung von Nebenkostenabrechnungen ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch extrem fehleranfällig und birgt erhebliche rechtliche Risiken. Fairwalter wurde entwickelt, um genau diese Prozesskette zu digitalisieren, zu automatisieren und für Sie als Verwaltung rechtssicher zu gestalten.

Mit der Fairwalter Software für Nebenkosten profitieren Sie von entscheidenden Vorteilen:

Automatische Kostenerfassung: Rechnungen werden digital erfasst und den richtigen Kostenstellen zugeordnet.
Flexible Verteilschlüssel: Definieren Sie einmalig sachgerechte Verteilschlüssel, die Software wendet sie automatisch und korrekt an.
Transparente Abrechnungen: Erstellen Sie auf Knopfdruck klare, nachvollziehbare und professionell gestaltete Abrechnungen für Ihre Mieter:innen.
Vollständige Belegdokumentation: Alle Belege sind digital hinterlegt und jederzeit abrufbar – ideal für das Einsichtsrecht der Mieterschaft.
Integrierte Plausibilitätschecks: Die Software beinhaltet einen automatischen Vorjahresvergleich, um Ausreisser sofort zu erkennen.

Jetzt Nebenkosten einfach abrechnen und administrative Aufwände minimieren.

Hilfe & Anleitung (für bestehende Nutzer:innen und Tester:innen)

Sind Sie bereits Fairwalter-Nutzer:in oder testen gerade unsere Software? Unser Help Center bietet Ihnen detaillierte Anleitungen, um das Modul optimal für Ihre Bedürfnisse einzurichten. Erfahren Sie hier, wie Sie die Nebenkosten in der Immobilienbuchhaltung einrichten.

Fazit – Komplexität meistern, Vertrauen schaffen

Die Nebenkostenabrechnung ist ein Herzstück der professionellen Liegenschaftsverwaltung. Sie verbindet juristische Präzision mit kaufmännischer Sorgfalt und hat direkten Einfluss auf die Zufriedenheit Ihrer Mieter:innen. Wer rechtliche Vorgaben, Fristen und insbesondere die Grundsätze der Transparenz und klaren Kommunikation beachtet, minimiert Konfliktpotenzial und stärkt das Vertrauen.

In einer zunehmend komplexen Welt ist der Griff zu digitalen Werkzeugen nicht mehr nur eine Frage der Effizienz, sondern der Professionalität. Eine spezialisierte Software wie Fairwalter nimmt Ihnen die fehleranfällige manuelle Arbeit ab und gibt Ihnen die Sicherheit, rechtssichere, nachvollziehbare und jederzeit transparente Abrechnungen zu erstellen. So meistern Sie die Komplexität und schaffen die Basis für eine erfolgreiche Verwaltung und zufriedene Mietparteien.

Sind Sie bereit, Ihre Nebenkostenabrechnung zu vereinfachen und Ihre Prozesse zu professionalisieren? Entdecken Sie in einer persönlichen Demo, wie Fairwalter Ihre Verwaltung effizienter und sicherer macht. Mehr Informationen zu Fairwalter