Wichtig ist, dass Sie zuvor die Integration durchgeführt haben und die entsprechende iOS, Android oder Windows App auf Ihrem Tablet installiert haben.
NOTIZ: Es gilt zu beachten, dass Benutzer den entsprechenden Mandaten im Fairwalter zugewiesen sein müssen, um die relevanten Abnahmen in der Abnahme-App angezeigt zu bekommen.
📌 Inhaltsübersicht
Vorbereitung: Ein- und Auszug in Fairwalter
Kurz zusammengefasst: Jedes Mal, wenn Sie in Fairwalter einen Mietereinzug oder einen Mieterauszug abschliessen, haben Sie im Anschluss die Möglichkeit, eine Abnahme zu erstellen.
Sobald der Prozess in Fairwalter abgeschlossen ist, steht das Abnahmeprotokoll in der Abnahme App zur Bearbeitung bereit.
Weitere Informationen zu den vorgelagerten Prozessen in Fairwalter finden Sie in diesen Artikeln: [Neuen Vertrag erfassen] für Einzüge und [Kündigung erfassen] für Auszüge
Abnahme in der App starten
Dort sehen Sie drei Kategorien: Neu (zukünftige Abnahmen), In Bearbeitung und Abgeschlossen.
Im Reiter Allgemein können Sie nun das Datum prüfen und beim Punkt Mietparteien auswählen, um was für eine Abnahme es sich handelt (z. B. Aus- und Einzug, nur Einzug oder nur Auszug).
Räume prüfen (Ampelsystem, Fotos & Kosten)
Unter den ersten 3 Registerkarten finden Sie die entsprechenden Räumlichkeiten (z. B. Wohnzimmer, Bad, Küche). Wenn Sie auf einen Raum klicken, sehen Sie alle relevanten Bauteile und können diese Liste mit dem Mieter durchgehen.
Tipp: Um Zeit zu sparen, können Sie die Ampelfelder ganz oben nutzen, um eine Farbe für alle Bauteile in diesem Raum gleichzeitig zu übernehmen.
Das Ampelsystem:
- 🟢 Grün: Alles in Ordnung.
- 🟡 Gelb: Normale Abnützung.
- 🔴 Rot: Übermässige Abnützung / Schaden.
Schäden erfassen & berechnen
- Kommentar-Pflicht: Sobald Sie ein Bauteil mit Rot (übermässige Abnützung) markieren, müssen Sie zwingend einen Kommentar hinzufügen, um den Schaden zu beschreiben.
- Kosten hinterlegen (Lebensdauertabelle): Sie können bei Schäden einen Kostenanteil für den Mieter hinterlegen. Tragen Sie entweder manuell eine pauschale Minderwertanforderung ein oder klicken Sie beim Feld "Kostenanteil" auf das Taschenrechner-Symbol. Dort öffnet sich die paritätische Lebensdauertabelle.
- Bilder: Klicken Sie auf das Kamera-Icon, um ein Foto direkt aufzunehmen und Schäden darauf zu markieren, oder auf das Bilder-Icon (Mitte), um ein bereits gespeichertes Foto zu hinterlegen.
Hinweis: Sie können Bilder bei allen Zuständen (Grün, Gelb und Rot) hinzufügen, um den Zustand des Bauteils vollumfänglich zu dokumentieren.
Schlüssel & Schlussbestimmungen
- Schlüsselverzeichnis: Hier prüfen und dokumentieren Sie, ob alle vorgesehenen Schlüssel vorhanden sind. Fehlen Schlüssel, haben Sie auch hier die Möglichkeit, den entsprechenden Kostenanteil einzutragen oder auszurechnen.
- Schlussbestimmungen: Hier sind vordefinierte Texte (zur Kostenübernahme, Haftung etc.) hinterlegt, die Sie bei Bedarf individuell anpassen können.
Zusammenfassung & Unterschriften
- Zusammenfassung: Hier wird alles noch einmal übersichtlich aufgelistet (vor allem die Punkte mit übermässiger Abnutzung). Gehen Sie diese Punkte nochmals gemeinsam mit dem Mieter durch.
- Unterschriften: Nur wenn alles richtig festgehalten wurde und Sie bei allen anderen Registerkarten einen grünen Haken sehen, können Sie auf Unterschriften klicken.
- Sperrung (Schlösser): Jetzt verwandeln sich die grünen Haken in Schlösser. Das bedeutet: Das Protokoll ist für Nachbearbeitungen gesperrt.
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Achtung: Möchten Sie das Protokoll entsperren, klicken Sie auf ein "Schloss" Dabei verlieren Sie die bereits geleisteten Unterschriften. Zum erneuten Unterschreiben klicken Sie einfach wieder auf die Registerkarte "Unterschriften. |
Protokoll generieren & Abschluss
Sobald alle Parteien unterschrieben haben, gehen Sie in die Registerkarte Protokoll.Hier können Sie das Protokoll erstellen und anzeigen lassen.
Wenn alles stimmt, haben Sie die Möglichkeit, das Protokoll per E-Mail zu verschicken. Klicken Sie abschliessend auf die Registerkarte Abschluss, um die Abnahme endgültig zu schliessen.💡 Wichtig: Sollte sich das Protokoll nicht erstellen lassen, liegt dies meist daran, dass noch nicht alle Punkte in der linken Navigation einen grünen Haken haben. Um eine Abnahme erfolgreich abzuschliessen, müssen zwingend alle Räume, das Schlüsselverzeichnis, die Schlussbestimmungen sowie die Unterschriften vollständig bearbeitet sein.
Synchronisation & Ansicht in Fairwalter
Nach Abschluss der Abnahme in der App wird das komplette Protokoll automatisch übertragen und ist in Fairwalter ersichtlich.
Sie können das Protokoll auf zwei Wegen einsehen:
- Direkt auf dem Mietobjekt: Das fertige Protokoll ist direkt beim entsprechenden Mietobjekt (Vertrag) hinterlegt.
- In der Abnahme-Übersicht: Klicken Sie oben rechts auf "Hallo, [Ihr Name]" > Integrationen > Abnahme App. Im Reiter Abnahmen finden Sie eine Übersicht aller Abnahmen. Klicken Sie beim entsprechenden Protokoll auf das Auge-Symbol (Anzeigen), um es zu öffnen und weiterzubearbeiten.
Details im Protokoll & Weiterverarbeitung:
- Protokolldaten: In der Detailansicht sehen Sie das unterzeichnete Protokoll-PDF sowie das Abnahmedatum. Unter den Reitern Einzug und Auszug finden Sie alle Kontaktdaten. Im Abschnitt Schäden und Kosten finden Sie alle Positionen, die während der Abnahme erfasst und mit "Aufgabe erzeugen" markiert wurden.
- Schäden weiterverrechnen: Sie haben die Möglichkeit, die erfassten Schäden direkt aus dem Abnahmeprotokoll per Knopfdruck an die Mieterpartei weiterzuverrechnen. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie in diesem Artikel: Schäden aus Abnahme weiterverrechnen
