Wie mache ich eine digitale Abnahme oder Übergabe mit der Fairwalter Abnahme App?
Abnahmen von Mietobjekten werden mit der Fairwalter Abnahme App zum Kinderspiel. Die Abnahme App unterstützt Sie Schritt für Schritt auf dem Weg zum digitalen Protokoll. Durch die reduzierte Tipparbeit, einfache Bedienung und automatische Archivierung der Protokolle sparen Sie Kosten und Zeit.
Kurz zusammengefasst: Jedes Mal, wenn Sie einen Mietereinzug oder einen Mieterauszug durchführen, haben Sie die Möglichkeit, eine Abnahme zu erstellen.
Wichtig ist, dass Sie zuvor die Integration durchgeführt haben und die entsprechende iOS, Android oder Windows App auf Ihrem Tablet installiert haben.
NOTIZ: Es gilt zu beachten, dass Benützer den entsprechenden Mandaten im Fairwalter zugewiesen sein müssen, um die relevanten Abnahmen in der Abnahme-App angezeigt zu bekommen.
1. Mietereinzug / Mieterauszug in Fairwalter erstellt
Sobald Sie in Fairwalter einen Mieterauszug oder Mietereinzug abgeschlossen haben, können Sie das Abnahmeprotokoll in der Abnahme-App bearbeiten.
Informationen zur Erfassung eines Mietereinzugs oder Mieterauszugs finden Sie hier: (Link).
2. Die Fairwalter Abnahme App
Weitere Informationen zur Funktionsweise der Abnahme-App finden Sie in folgendem Video, welches die App ausführlich vorgestellt.
Sobald Sie sich in der Abnahme App angemeldet haben, befinden Sie sich auf dem Dashboard. Dort sehen Sie unter "Neu" Ihre zukünftigen Abnahmen, die Abnahmen in Bearbeitung und Ihre abgeschlossenen Abnahmen. Um auf eine neue Abnahme zu gehen, klicken Sie auf "Neu" und dann auf die entsprechende bevorstehende Abnahme.
Jetzt können Sie beim Punkt "Mietparteien" auswählen, ob es sich um einen Aus- und Einzug handelt, nur Einzug, oder nur Auszug. Unter "Strukturvorlage" können Sie eine Vorlage auswählen, die für Sie passt.
Nachdem Sie die Abnahme erstellt haben, sehen Sie auf der linken Seite alle Optionen, wo Sie hin navigieren können. Die ersten drei Registerkarten "Abnahme", "Auszug" und "Einzug" sind direkt mit den Daten aus dem Fairwalter ausgefüllt.
Unter den ersten 3 Registerkarten, befinden sich die entsprechenden Räumlichkeiten, z.B. Wohnzimmer, Zimmer, Bad und Küche. Wenn Sie auf eine Räumlichkeit klicken, sehen Sie alle relevanten Bauteile und können mit dem Mieter die Liste durchgehen. Um die Abnahme leicht verständlich zu machen, gibt es ein Ampelsystem. "Grün" für alles in Ordnung, "Gelb" für normale Abnützung und "Rot" für übermässige Abnützung. Um Zeit zu sparen, können Sie auch die Ampelfelder oben benützen, um einer der Farben für alle Bauteile zu übernehmen.
Sobald Sie bei einem Bauteil auf "übermässige Abnützung" klicken, können Sie ein Kommentar eingeben. Es gibt die Möglichkeit, bei Schäden einen Kostenanteil zu hinterlegen. Entweder eine Minderwertanforderung oder anhand der paritätischen Lebensdauertabelle, die hinterlegt ist, wenn Sie auf den "Taschenrechner" klicken. Aufgrund von dem Datum der Inbetriebnahme und dem Miet-Ende tut das System den genauen Kostenanteil berechnen. Wenn Sie hinter einem Bauteil auf das "Plus" klicken, können Sie Bilder hinzufügen.
Bei der Registerkarte "Schlüsselverzeichnis" können Sie prüfen und dokumentieren, ob alle Schlüssel vorhanden sind, die vorhanden sein sollten. Falls alle Schlüssel nicht vorhanden sind, haben Sie auch hier die Möglichkeit den entsprechenden Kostenanteil einzutragen oder auszurechnen.
Unter den "Schlussbestimmungen" sind vordefinierte Texte hinterlegt zur Kostenübernahme, Haftung etc., die man aber auch anpassen kann.
In der "Zusammenfassung" wird nochmal alles zusammengefasst angezeigt, vor allem die Punkte mit übermässiger Abnutzung, damit diese Punkte nochmal mit dem Mieter besprechen könnte.
Nur nachdem alles richtig festgehalten wurde und Sie für alle anderen Registerkarten einen grünen Haken sehen, können Sie auf "Unterschriften" klicken. Jetzt wandeln sich die Haken in Schlösser um. Das bedeutet, dass Nachbearbeitungen gesperrt sind. Zum Entsperren können Sie auf ein "Schloss" klicken, aber Sie verlieren dann die Unterschriften. Zum erneuten Unterschreiben klicken Sie nochmal auf die Registerkarte "Unterschriften".
Sobald alle Parteien unterschrieben haben, geht die "Protokoll" Registerkarte auf. Hier können Sie das Protokoll erstellen und anzeigen lassen. Wenn alles stimmt, können Sie das Protokoll auch per E-Mail verschicken, bevor Sie unter der Registerkarte "Abschluss" die Abnahme schliessen.
3. Abnahme Abschliessen
Nach Abschluss der Abnahme in der App wird das komplette Protokoll automatisch in Fairwalter ersichtlich sein.

4. Benachrichtigung bei Fairwalter
Sobald das Abnahmeprotokoll abgeschlossen wurde, erhalten Sie oben rechts in Fairwalter eine Benachrichtigung.

5. Protokoll einsehen
Das Protokoll ist nun automatisch übertragen worden und kann angezeigt werden. Hierfür klicken Sie rechts vom entsprechenden Übergabeprotokoll auf "Anzeigen".

6. Abnahme-/Übergabeprotokoll
Hier finden Sie alle wichtigen Details zum Protokoll:
Das unterzeichnete Protokoll sowie das Abnahmedatum. Unter den Reitern "Einzug" und "Auszug" finden Sie alle Kontaktdaten der jeweiligen Mieterpartei.
Im Abschnitt "Schäden und Kosten" finden Sie alle Positionen, die während der Abnahme erfasst und mit "Aufgabe erzeugen" markiert wurden.
