# Erfassen von Kreditorenrechnungen

> So erfassen und löschen Sie Kreditorenrechnungen: Die QR-Rechnung wird automatisch ausgelesen und ein Buchungsvorschlag generiert.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Kreditorenrechnungen hochladen, verbuchen und aufteilen können. Gut zu wissen: Ab dem Abonnement Basic besteht die Möglichkeit, mit dem AI Reader noch genauere und bessere Daten aus der hochgeladenen Rechnung auszulesen. Zum Beispiel werden einzelne Rechnungspositionen ausgewiesen, was den gesamten Prozess verbessert.

Beleg hochladen

Klicken Sie im linken Menüreiter auf **Kreditoren**. Im Anschluss können Sie im blauen Balken die Kreditorenbelege entweder als **PDF** oder **JPG** per Drag and Drop hineinziehen oder durch Anklicken die Rechnung suchen.

[Bild: Beleg hochladen]

## Status: Daten werden ausgelesen

Nach dem erfolgreichen Hochladen wechselt der Status der Rechnung zu **Daten werden ausgelesen**. Sobald dieser Prozess abgeschlossen ist, ändert sich der Status wie folgt:

-   **Rechnungs Info benötigt**: Falls noch Informationen wie Bankkonto manuell ergänzt werden müssen.

-   **Rechnungs Info komplett**: Falls alle wichtigen Daten, wie Bankkonto und Positionen, erfolgreich ausgelesen werden konnten.

    Klicken Sie danach bei der Kreditorenrechnung auf den **Bearbeiten Button**, um mit der Verbuchung und Zuordnung zu starten.

[Bild: Status: Daten werden ausgelesen]

## \# Schritt 1 - Rechnungsdaten

In diesem Schritt werden Daten wie der Kreditor, die Rechnungsbezeichnung, die QRR oder der Zahlungszweck, das Rechnungsdatum und das **Zahlbar bis**-Datum sowie die Rechnungspositionen ausgefüllt.

## Bezeichnung und Kreditorenkonto

Die **Rechnungsbezeichnung** wird später in der Kreditorenübersicht angezeigt. Am besten bezeichnen Sie die Rechnung so, dass Sie im späteren Verlauf der Zeit noch wissen, um welche Rechnung es sich handelt.

Falls kein QR-Einzahlungsschein Teil der Rechnung ist und Sie zum ersten Mal eine Rechnung dieses Kreditors in Fairwalter hochladen, so müssen Sie das **Kreditorenkonto** (Bankkonto des Kreditors) einmalig manuell erfassen.

Wenn dies nicht die erste Rechnung des Kreditors ist, können Sie im Dropdown-Menü nach dem Kreditoren-Bankkonto suchen.

Wenn der QR-Einzahlungsschein beim Upload dabei ist und dies die erste Rechnung des Kreditors ist, wird das Kreditoren-Bankkonto automatisch angelegt. Beim zweiten Upload dieses Kreditors wird das Bankkonto dann bereits vorausgefüllt sein.

[Bild: Bezeichnung und Kreditorenkonto]

## Zahlungszweck oder QRR / Rechnungsdatum

Falls der Kreditor eine QR-IBAN hat, so wird eine QRR benötigt, welche automatisch befüllt wird.

Wenn der Kreditor mit einer IBAN arbeitet, so können Sie der Zahlung einen Zahlungszweck geben. Dieser wird dann im Zahlungsfile mitverwendet.

Das Rechnungsdatum wird, wenn möglich, aus dem Rechnungsbeleg ausgelesen und direkt abgefüllt, ebenso wie das Zahlbar bis Datum. Wenn das Zahlbar bis Datum nicht auf dem Rechnungsbeleg ersichtlich ist, rechnet Fairwalter vom Rechnungsdatum, mit 30 Tagen. Dies kann bei Bedarf angepasst werden.

[Bild: Zahlungszweck oder QRR / Rechnungsdatum]

## Rechnungspositionen

Wenn die Rechnung mehrere Rechnungspositionen hat, so werden bei aktivem **Kreditoren-AI** automatisch alle Positionen einzeln aufgelistet, sodass diese im zweiten Schritt auf verschiedene Liegenschaften und/oder verschiedene Buchhaltungskonten gebucht werden können.

Wenn Sie gewisse Positionen nicht einzeln haben möchten, so können Sie diese **markieren** und anschliessend auf den Button **Zusammenführen** klicken. So werden die markierten Positionen zusammengeführt.

[Bild: Rechnungspositionen]

Für Kunden ohne den Kreditoren-AI, welche mehrere Rechnungspositionen haben möchten, kann dies gemacht werden, indem man auf **+Hinzufügen** klickt. Anschliessend kann man dann eigene Rechnungspositionen erfassen.

!Für Kunden, welche **MWST-pflichtig** sind, muss für die MWST eine Position erstellt werden.

[Bild: Rechnungspositionen mit neuer Position «Test Pos.» und markiertem Button «+ Hinzufügen»]

## Notizen

Falls Sie interne **Notizen** zur Rechnung erfassen möchten, so können Sie dies hier tun.

[Bild: Notizen]

## \# Schritt 2 - Zuordnung Liegenschaft

In diesem Schritt ordnet man nun die Rechnungspositionen oder die gesamte Rechnung einer oder mehreren **Liegenschaften** zu. Man hat auch die Möglichkeit, die Rechnungspositionen **Objekten** und **Assets** zuzuordnen.

## Zuordnung der gesamten Rechnung auf eine Liegenschaft

Wählen Sie hier die gewünschte Liegenschaft aus dem Dropdown-Menü, um die gesamte Rechnung dieser Liegenschaft zuzuordnen. Optional kann man die gesamte Rechnung auch einem **Objekt** und einem **Asset** zuordnen.

[Bild: Zuordnung der gesamten Rechnung auf eine Liegenschaft]

## Zuordnung auf mehrere Liegenschaften oder Objekte

Aktivieren Sie den Haken bei **Rechnung auf mehrere Liegenschaften oder Objekte aufteilen**.

Im Anschluss sehen Sie die Auflistung aller Rechnungspositionen. Hier können Sie nun die einzelnen Positionen auf Liegenschaften, Objekte und Assets zuordnen.

**Kleiner Tipp:** Wenn mehrere Positionen die gleiche Zuordnung haben, können Sie den **Kopieren Button** betätigen. So werden die ausgewählten Werte auf die anderen Positionen kopiert.

[Bild: Zuordnung auf mehrere Liegenschaften oder Objekte]

## \# Schritt 3 – Buchhalterische Verbuchung

In diesem Schritt werden nun die Rechnungspositionen / die Rechnung verbucht sowie das Buchhaltungskonto und das Buchungsdatum definiert.

## Sollkonto definieren

Wählen Sie nun jeweils die passenden **Sollkonten** für die Rechnungspositionen aus.

Wenn Sie nur eine Position haben und von diesem Kreditor schon einmal eine Rechnung verbucht wurde, so wird das hinterlegte oder das vom letzten Mal verwendete Buchhaltungskonto vorgeschlagen. (link)

**Bitte achten Sie bei der Verbuchung darauf, dass diese buchhalterisch korrekt erfolgt**. Das heisst, dass das richtige Sollkonto ausgewählt wird.

[Bild: Sollkonto definieren]

## Buchungsdatum, Zahlung per und Konto Zahlungsausgang

-   **Zahlung per:** Dieses Datum wird für den **Zahlungsausgang** genommen, wenn mit dem Zahlungsfile gearbeitet wird.

-   **Buchungsdatum:** Ist das Datum, wann diese Buchungen gebucht werden. Achten Sie darauf, dass, wenn dies Nebenkosten-relevante Buchungen sind, diese in die korrekte **Nebenkostenperiode** gebucht werden.

-   **Konto Zahlungsausgang:** Wird für das **Zahlungsfile** verwendet.

[Bild: Buchungsdatum, Zahlung per und Konto Zahlungsausgang]

## Abschluss

Sobald die Rechnung fertig erfasst/verbucht wurde, ändert sich der Status auf **Bereit zur Zahlung**.

Im nächsten Schritt kann nun die Bezahlung der Rechnung getätigt werden.

Mögliche Optionen finden Sie hier. Die Anleitungen dazu:

-   **Per Zahlungsfile:** _Artikel folgt in Kürze_

-   **Per Bankabgleich:** [Bankabgleich](/bankabgleich/)

-   **Manuell:** [Kreditoren: Zahlungen manuell erfassen](/zahlungen-erfassen-und-bankdateien-erstellen-für-rechnungen/)

[Bild: Abschluss]