# Kommunikation > So aktivieren und nutzen Sie die Kommunikation in Fairwalter: Mitteilungen per E-Mail oder Brief, Vorlagen mit Platzhaltern und Versandstatus. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Kommunikation in Fairwalter einrichten und nutzen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie den E-Mail-Versand aktivieren, worauf Sie beim Kontakt mit Ihren Mietern und Eigentümern achten müssen und wie Sie eigene Vorlagen und Schreiben sowohl per E-Mail als auch per Brief erstellen und versenden. :::note Die Kommunikation ist ab dem Abonnement Basic verfügbar. ::: ## Kommunikation via E-Mail-Versand aktivieren Um E-Mails aus Fairwalter zu senden, klicken Sie links auf **Kommunikation**. Solange der E-Mail-Versand nicht aktiviert ist, öffnet sich die Seite **E-Mail-Versand**; klicken Sie dort oben rechts auf **Aktivieren**. Im Pop-up-Fenster tragen Sie den gewünschten Namen für Ihre E-Mail-Adresse ein, die dann auf @fwmail.ch endet. Erlaubt sind 3 bis 30 Kleinbuchstaben, Ziffern und Bindestriche, ohne Bindestrich am Anfang oder Ende. Die Adresse lässt sich nach dem Aktivieren nicht mehr ändern. Ein Klick auf **Aktivieren** schliesst die Einrichtung ab. **Wichtig:** Antwortet ein Empfänger auf eine Mitteilung, erhält der Benutzer, der sie versendet hat, die Antwort in seinem persönlichen E-Mail-Postfach. Schreibt jemand ohne Bezug auf eine Mitteilung an die @fwmail.ch-Adresse, geht die Nachricht an den Kontoinhaber. [Bild: Menüpunkt «Kommunikation», Button «Aktivieren» und Pop-up «E-Mail-Versand aktivieren» mit @fwmail.ch-Adresse markiert] ## Nachrichtenvorlagen erstellen und verwalten Klicken Sie oben rechts auf **Hallo, \[Ihr Name\]**, wählen Sie **Vorlagen** und wechseln Sie in den Reiter **E-Mail**. Dort passen Sie in der Vorlage «Mieter-Mail» die **Anrede** und die **Grusszeile** für E-Mails an. Anrede und Grusszeile für Briefe legen Sie im Reiter **Dokumente** in der Vorlage «Mieterbrief» fest; dort lässt sich ein Brief auch als **Einschreiben** markieren. Nach jeder Änderung ist es wichtig, die Anpassungen zu speichern. Der eigentliche Text oder Inhalt der E-Mail selbst wird erst später bei der konkreten Kommunikation direkt definiert. Beide Vorlagen gelten auch für Mitteilungen an Eigentümer im Stockwerkeigentum. **Logo & Briefversand:** Die Hinterlegung Ihres Firmenlogos für den physischen Briefversand erfolgt wie gewohnt in den globalen Einstellungen. Genaueres dazu erfahren Sie unter [Vorlagen Manager, Grundeinstellungen](/vorlagenmanager-1/). **Absender & Signatur:** Den **Absender** und die **Signatur** aller E-Mails legen Sie unter **Vorlagen** › **Einstellungen** im Reiter **E-Mail** fest, siehe [Grundeinstellungen für die Vorlagen](/grundeinstellungen-für-die-vorlagen/#e-mail). **Betreff:** Den Betreff erfassen Sie bei jeder Mitteilung; er ist ein Pflichtfeld. **Textformatierung**: Sie können Ihren eigenen Text nach Wunsch formatieren und wichtige Passagen fett oder kursiv hervorheben. Für die Personalisierung von Anrede und Grusszeile stehen Ihnen verschiedene Platzhalter zur Verfügung, die Sie per Klick einfügen können: **Empfänger (der kontaktierte Mieter oder Eigentümer)** - Empfänger voller Name - Empfänger Anrede (z. B. «Sehr geehrte Frau Muster»; bei Firmen oder ohne Angabe «Sehr geehrte Damen und Herren») - Empfänger E-Mail-Adresse **Benutzer (Ihre persönlichen Angaben als Sachbearbeiter; Details siehe [Benutzer](/benutzer-innen-profil-bearbeiten/))** - Benutzer voller Name - Benutzer Vorname - Benutzer Nachname - Benutzer E-Mail-Adresse - Benutzer Telefonnummer **Verwaltung (Die Account-Daten Ihres Unternehmens; Details siehe [Accountdaten](/account-informationen-bearbeiten/))** - Verwaltung Name - Verwaltung Strasse - Verwaltung Hausnummer - Verwaltung Postleitzahl - Verwaltung Ort - Verwaltung E-Mail-Adresse - Verwaltung Telefonnummer [Bild: E-Mail-Vorlage mit markierten Feldern «Anrede» und «Grusszeile», rechts deren Darstellung in der Vorschau] ## Textbausteine anlegen und verwenden Um das Verfassen von Nachrichten noch effizienter zu gestalten, lassen sich im Vorlagen-Manager wiederverwendbare Textbausteine hinterlegen. Diese eignen sich hervorragend für häufig genutzte Absätze, Grussformeln oder rechtliche Hinweise, die Sie nicht jedes Mal manuell eintippen möchten. Sobald die Textbausteine definiert sind, stehen sie Ihnen beim Erstellen von Kommunikationen flexibel zur Auswahl. Gehen Sie wie folgt vor, um einen Textbaustein zu erstellen: 1. Klicken Sie oben rechts auf **Hallo, \[Ihr Name\]**. 2. Wählen Sie im Menü **Vorlagen** aus. 3. Wechseln Sie in den Reiter **Textbausteine**. 4. Klicken Sie auf **+ Neuer Textbaustein**. [Bild: Seite «Vorlagen» mit hervorgehobenem Reiter «Textbausteine» und Button «Neuer Textbaustein»] Geben Sie dem Textbaustein einen eindeutigen Namen, damit Sie diesen später bei der täglichen Arbeit schnell wiederfinden. Tragen Sie im Anschluss den gewünschten Text ein und klicken Sie auf **Speichern**. Ist ein Textbaustein bestimmten Liegenschaften zugewiesen, steht er nur in Mitteilungen für diese Liegenschaften zur Auswahl. :::note **Vorlagen** und **Textbausteine** kann nur der Kontoinhaber bearbeiten. ::: [Bild: Textbaustein bearbeiten mit Feldern «Name», «Bereiche» und «Inhalt», rechts die Vorschau] Wenn Sie den Inhalt einer Mitteilung oder eines manuellen Eintrags verfassen, steht Ihnen ab sofort die Auswahl Ihrer Textbausteine zur Verfügung: 1. Klicken Sie in der Werkzeugleiste des Felds **Inhalt** auf das Symbol **Textbaustein einfügen**. 2. Wählen Sie den gewünschten Textbaustein aus der Liste aus. Der Text wird an der Stelle des Cursors eingefügt. [Bild: «Neue Mitteilung erfassen», Schritt Inhalt: Symbol für Textbausteine markiert, darunter die Auswahl eines Bausteins] ## AI-Textassistent (Texte schreiben & optimieren) Beim Verfassen von Texten im Kommunikations-Editor steht Ihnen eine intelligente AI-Unterstützung zur Verfügung. Klicken Sie in der Werkzeugleiste des Felds **Inhalt** auf das Sternsymbol **KI-Assistent**, um das Menü zu öffnen. Ihnen stehen folgende Funktionen zur Verfügung: - **Text erstellen:** Geben Sie kurze Stichworte oder Kernpunkte vor, und die AI formuliert ein fertiges Schreiben für Sie. - **Schreibstil anpassen:** Verändern Sie die Tonalität Ihres Textes (z. B. formeller, freundlicher oder professioneller). - **Rechtschreibung prüfen:** Lassen Sie Ihren Text automatisch auf Tippfehler und Grammatik korrigieren. - **Text kürzen:** Bringen Sie lange Absätze schnell auf den Punkt. - **Text verlängern:** Ergänzen Sie bestehende Sätze automatisch um passende Details und Formulierungen. [Bild: Sternsymbol im Feld «Inhalt» markiert, Menü mit «Text erstellen», «Rechtschreibung prüfen» und weiteren Schreibhilfen] *** ## Nachricht an Gebäude oder Liegenschaften versenden Der Erstellungsprozess gliedert sich in **vier einfache Schritte**, die Sie flexibel durchlaufen: ### Empfänger auswählen Navigieren Sie im linken Menü auf **Kommunikation** und klicken Sie oben rechts auf **\+ Neue Mitteilung**. Wählen Sie anschliessend die gewünschte Liegenschaft und bei Bedarf das spezifische Gebäude aus. Fairwalter listet die Vertragsparteien auf, voreingestellt die Verträge mit Status **Aktiv** und **Gekündigt**. Über die Filter **Zukünftig** und **Beendet** nehmen Sie auch künftige oder frühere Vertragsparteien dazu. Nicht benötigte Empfänger wählen Sie einfach durch Entfernen des Häkchens ab. In STWEG-Mandaten listet Fairwalter die Eigentümer auf; den Filter **Gekündigt** gibt es dort nicht. - **E-Mail-Versand:** Bei Profilen mit hinterlegter E-Mail-Adresse können Sie direkt eine Mail senden. - **Brief-Versand:** Fehlt in der Spalte **Kanal** die Option **E-Mail**, ist beim Primärkontakt des Vertrags keine E-Mail-Adresse hinterlegt, und es kann nur ein Brief versendet werden. Dies lässt sich bei Bedarf im Personenprofil anpassen [Bearbeiten von Personen](/personen-erfassen/). Voreingestellt ist der **Bevorzugte Kanal**, der bei der Person hinterlegt ist. Mit **Auf alle übertragen** übernehmen Sie einen Kanal für alle Empfänger. Hat nur ein Teil der Vertragsparteien eine E-Mail-Adresse, erhalten nur diese die E-Mail; ein Warnsymbol weist darauf hin. Klicken Sie anschliessend auf **Weiter**.\ [Bild: Neue Mitteilung, Schritt «Empfänger»: Liegenschaft gewählt, Vertragsparteien mit Häkchen und Kanal E-Mail oder Brief] ### Inhalt erfassen & Vorschau prüfen Erfassen Sie nun den Betreff sowie den eigentlichen Text Ihrer Mitteilung (höchstens 10'000 Zeichen). Da die Begrüssung und die Schlusszeile bereits automatisch über Ihre Vorlagen gesteuert werden, müssen Sie diese hier nicht erneut eintragen. Falls Ihre Empfängerliste eine Mischung aus E-Mail- und Brief-Empfängern enthält, stellt das System auf der rechten Seite automatisch zwei separate Vorschaufenster bereit: Über die entsprechenden Reiter für **E-Mail** und **Brief** können Sie das Layout für beide Versandwege vorab exakt überprüfen. Klicken Sie anschliessend auf **Weiter**.\ [Bild: Neue Mitteilung, Schritt «Inhalt» mit Betreff und Text, rechts die Vorschau im Reiter «Brief»] [Bild: Neue Mitteilung, Schritt «Inhalt» mit Betreff und Text, rechts die Vorschau im Reiter «E-Mail»] ### Anhang hinzufügen Sollten Sie der Mitteilung noch einen Plan, ein Foto oder ein sonstiges Dokument beilegen wollen, können Sie die gewünschten Dateien in diesem Schritt ganz einfach hochladen, insgesamt bis 10 MB. Klicken Sie anschliessend auf **Weiter**. [Bild: Neue Mitteilung, Schritt «Anhang» mit Upload-Bereich und hochgeladener Datei, rechts die E-Mail-Vorschau] ### Zusammenfassung & Absenden Im letzten Schritt überprüfen Sie alle Angaben. Bestätigen Sie mit dem Häkchen, dass die Nachricht an alle ausgewählten Empfänger gesendet werden soll, und klicken Sie auf **Senden**. Die E-Mails werden nun automatisch vom System verschickt, und die Briefe erstellt Fairwalter automatisch. Sobald der Versand abgeschlossen ist, erhalten Sie eine Benachrichtigung. In der **Detailansicht** sehen Sie, ob Ihre E-Mails zugestellt wurden. Schliessen Sie den Assistenten vor dem Senden, bleibt die Mitteilung in der Übersicht als **Entwurf** erhalten. Über **Bearbeiten** setzen Sie sie fort. Löschen lassen sich nur Entwürfe. [Bild: Neue Mitteilung, Schritt «Zusammenfassung» mit Empfängern, Inhalt und Anhang, unten der Button «Senden»] ## Versandbestätigung & Brief-PDF herunterladen Nach dem Absenden behalten Sie in der Übersicht der Kommunikation jederzeit die volle Kontrolle über den Status Ihrer Nachrichten: Klicken Sie auf der Übersichtsseite das jeweilige Schreiben an, um die Empfänger mit ihrem Status aufzuklappen. Ein Klick auf einen Empfänger zeigt die Mitteilung, die er erhalten hat. Über das **Auge-Symbol** gelangen Sie direkt in die Detailansicht. - **E-Mail-Status:** Hier sehen Sie pro Empfänger den Status **In Zustellung**, **Zugestellt** oder **Nicht zugestellt**, bei **Nicht zugestellt** auch den Grund (zum Beispiel eine nicht existierende Adresse oder ein volles Postfach). - **Brief-Download:** Im Reiter **Briefe** auf der rechten Seite finden Sie einen Brief pro Vertrag, nach Gebäude gruppiert. Laden Sie einen Brief einzeln herunter oder wählen Sie mehrere aus und klicken Sie auf **Herunterladen**; Fairwalter stellt dann ein Archiv bereit und benachrichtigt Sie, sobald es bereit ist. [Bild: Versendete Mitteilung mit Liste der Empfänger, Kanal und Zustellstatus, rechts der Reiter «Briefe» zum Herunterladen] ## Manuelle Mitteilungen & Einzelnachrichten im Vertrag oder beim Eigentümer Während Sie im linken Menüreiter unter Kommunikation die gesamte Liegenschaft oder ein Gebäude kontaktieren können, haben Sie direkt im Vertrag die Möglichkeit, den Mieter ganz individuell zu kontaktieren oder interne Notizen zu hinterlassen. Im Modus **STWEG** finden Sie dieselben Funktionen beim Eigentümer: Klicken Sie dort statt auf **Verträge** auf **Eigentümer**. ### Manuelle Mitteilung erfassen (Interne Notiz) Wenn Sie ein Telefonat, eine mündliche Absprache oder eine wichtige Information, die Sie mit dem Mieter oder Eigentümer hatten, direkt auf Vertragsebene festhalten möchten, können Sie eine interne Notiz erfassen: 1. Klicken Sie im linken Menüreiter auf **Verträge**. 2. Klicken Sie beim jeweiligen Vertrag auf das **Auge-Symbol**, um diesen zu öffnen. 3. Wählen Sie auf der rechten Seite den Reiter **Kommunikation** aus. 4. Klicken Sie im Anschluss auf den Button **+ Manueller Eintrag**. Im Anschluss können Sie den manuellen Eintrag mit dem **Datum**, dem **Betreff** und dem **Inhalt** ergänzen. Ein manueller Eintrag dient als interne Dokumentation und wird **nicht** an den Mieter oder Eigentümer gesendet. Sie können ihn später bearbeiten oder löschen. [Bild: Vertrag, Reiter «Kommunikation» mit hervorgehobenem Button «Manueller Eintrag»] [Bild: Pop-up «Manueller Eintrag» mit Feldern «Datum», «Betreff» und «Inhalt» sowie Button «Speichern»] ### Einzelne E-Mail / Schreiben an den Mieter oder Eigentümer senden (direkter Kontakt) Wenn Sie der Vertragspartei direkt aus Fairwalter heraus eine Nachricht zukommen lassen möchten, ist der Weg dorthin identisch: 1. Klicken Sie im linken Menüreiter auf **Verträge**. 2. Klicken Sie beim jeweiligen Vertrag auf das **Auge-Symbol**, um diesen zu öffnen. 3. Wählen Sie auf der rechten Seite den Reiter **Kommunikation** aus. 4. Klicken Sie im Anschluss auf **+ Neue Mitteilung**. Der Button erscheint erst, wenn der E-Mail-Versand aktiviert ist, auch wenn Sie einen Brief senden möchten. Im Anschluss öffnet sich ein Fenster, welches Sie in drei Schritten durch den Versand führt: - **Schritt 1 (Versandart & Inhalt):**\ Wählen Sie unter **Kanal**, ob Sie die Mitteilung per **E-Mail** oder per **Brief** versenden möchten. **E-Mail** steht nur zur Verfügung, wenn beim Primärkontakt eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Tragen Sie danach den gewünschten **Betreff** sowie den **Inhalt** ein.\ [Bild: Neue Mitteilung mit vorausgefülltem Empfänger: Felder «Kanal», «Betreff» und «Inhalt» markiert, rechts die Vorschau] - **Schritt 2 (Anhänge):**\ In diesem Schritt können Sie bei Bedarf Dokumente und Dateien als Anhang hochladen.\ [Bild: Schritt «Anhang» mit markiertem Upload-Bereich und hochgeladener PDF-Datei] - **Schritt 3 (Übersicht & Bestätigung):**\ Sie erhalten eine abschliessende Übersicht mit allen erfassten Daten und können den Versand der Nachricht final bestätigen.[Bild: Schritt «Zusammenfassung» mit Empfänger, Betreff und Anhang, unten der Button «Senden»] ### Verlauf einsehen und Mitteilungen nachträglich aufrufen Sobald Sie Kommunikation oder Mitteilungen erfasst und abgesendet haben, bleiben diese im System sicher dokumentiert. Sie finden die Einträge jederzeit an folgenden zwei Orten wieder: Direkt im **Vertrag** (im Modus **STWEG** beim **Eigentümer**) unter dem Reiter **Kommunikation** **[Bild: Vertrag mit markiertem Reiter «Kommunikation»: Verlauf mit versendetem Brief und manuellem Eintrag]** Direkt auf der jeweiligen **Person** selbst unter dem Reiter **Kommunikation** [Bild: Personendetail, Reiter «Kommunikation»: Verlauf mit versendetem Brief und manuellem Eintrag] Über das **Auge-Symbol** beim entsprechenden Eintrag können die erfassten Mitteilungen und gesendeten Nachrichten jederzeit noch einmal geöffnet und angeschaut werden.